Indexbasierte Suche
Archivierte Dokumente können über die Indexierungsbegriffe (Deskriptoren) schnell wieder gefunden werden. Hierzu werden in der Suchmaske ein oder mehrere Schlagworte eingegeben. Darüber hinaus lassen sich auch Bereiche („von“ ... „bis“) festlegen, in denen gesucht werden soll. Mit der Angabe eines bestimmten Zeitraums lässt sich die Suchanfrage weiter begrenzen. Als Ergebnis erhält der Mitarbeiter eine tabellarische Trefferliste, aus der heraus die Dokumente angezeigt, gedruckt, per eMail verschickt oder als Datei exportiert werden können. Bereits vordefinierte, abgespeicherte Suchanfragen können mehrfach verwendet werden und erleichtern den Suchvorgang.
Je besser der Index, desto besser die Suchergebnisse
Die Qualität und Aussagekraft des Suchergebnisses hängt dabei direkt von Umfang und Qualität der Indexdaten ab. Neben einer manuellen Indexierung lassen sich auch automatisierte Verfahren zur Klassifikation und Extraktion einsetzen, die sämtliche Informationen zur Generierung der entsprechenden Meta-Daten aus einem vorliegenden Dokument extrahieren, auf Plausibilität prüfen und validieren.
Die Referenzierung über zuvor definierte Indexfelder erfolgt bereits bei der Ablage von Dokumenten, Vorgängen und Akten im Archiv. Die Indexfelder enthalten alle Informationen, die für die logische Ablagestruktur erforderlich sind und die das Wiederauffinden von Dokumenten im jeweiligen geschäftlichen Kontext möglich machen. Durch die getrennte Verwaltung von Indexdaten und Dokumenten lassen sich Suchoperationen auf dem Archiv-Index mit sehr guter Performance durchführen.
