DOXiS Aktenmodelle
Die Arbeit mit Akten in DOXiS basiert auf Aktenmodellen. Aktenmodelle sind frei definierbar und können auch als eine „Strukturierungsvorgabe“ für bestimmte Aktentypen angesehen werden. Beispiele für Aktenmodelle sind u.a. Kundenakten, Personalakten, Kreditakten usw. Ein Aktenmodell gibt vor, welche Inhalte zu einer Akte gehören und wie diese im Kontext der Akte strukturiert sind (Register / Ordner). Gleichzeitig lassen sich über das Aktenmodell Berechtigungen auf bestimmte Teile einer Akte (Zugriff, Möglichkeit der Änderung etc.) definieren. Als ein sehr einfaches Beispiel für ein Aktenmodell kann die Handakte genommen werden, in die beliebige Dokumente ohne weitere inhaltliche Festlegung oder Strukturierung aufgenommen werden können.
Das DOXiS Records Management setzt Aktenmodelle nicht zwingend voraus, allerdings erleichtern diese die tägliche Arbeit wesentlich und führen zu einer besseren Strukturierung und Normierung der Qualität der Gesamtabläufe – speziell in den Fällen, in denen repetitive Geschäftsvorfälle zur Bearbeitung anstehen. Aktenmodelle können auch im Nachhinein verändert werden. Das geänderte Modell wird nach Freigabe für die Darstellung / Erzeugung bestehender und neuer Akten herangezogen. Damit ist der Aufbau einer Akte nicht statisch fixiert, sondern kann kontinuierlich auf aktuelle Bedürfnisse hin angepasst werden.
