DOXiS Records Management
DOXiS Records Management stellt leistungsfähige Funktionen zur vorgangsorientierten Aktenbearbeitung zur Verfügung und unterstützt die gesamte Bandbreite aktenbezogener Prozesse. Elektronische Akten werden gemeinsam mit dem übrigen Schriftgutbestand flexibel, einheitlich und höchst effizient verwaltet. Die enge Integration des DOXiS Records Managements in die DOXiS iECM Suite – mit DOXiS Archiv und DOXiS Workflow und die Nutzung offener Schnittstellen gewährleisten eine effiziente Umsetzung von Kundenanforderungen.
Einsatzbereiche
In dem Thema „Aktenverwaltung“ liegen erhebliche Optimierungspotenziale für Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen. Mit dem Einsatz einer elektronischen Aktenlösung werden eine Vielzahl prinzipbedingter Einschränkungen überwunden, die mit der Nutzung papierhafter Akten verbunden sind und in der täglichen Arbeit mit dem Schriftgutbestand zu Nachteilen hinsichtlich Flexibilität und Effizienz führen. Einige
Beispiele
- Papierakten stehen nicht im direkten Zugriff bereit, sondern müssen in der Regel vor der Bearbeitung angefordert werden. Dementsprechend hoch sind die Transport-, Liege- und Wartezeiten.
- Papierakten lassen sich nicht gemeinsam nutzen oder bearbeiten („Mono Zugriff“).
- Sachbearbeiter haben keine direkte Recherchemöglichkeit auf dem Aktenbestand.
- Die Aufwände zur Verwaltung von Fristen zur Wiedervorlage, Ablage oder Aufbewahrung sind hoch.
- Beim Einsatz von Registraturen, Karteien und Verzeichnissen werden Meta-Informationen mehrfach erfasst, um eine Recherche nach unterschiedlichen Kriterien zu ermöglichen. Die Problematik liegt dabei auf der Hand: Es entsteht unnötige Redundanz - gleichzeitig geht die Eindeutigkeit innerhalb der Ablage und beim Zugriff verloren. Der Aufwand zur mehrfachen Generierung der entsprechenden Metadaten ist hoch.
- Der Verbleibnachweis gestaltet sich schwierig, da Papierakten oft von einem Bearbeiter an den nächsten Bearbeiter weitergegeben werden, ohne dass die Akten verwaltende Stelle hierüber Kenntnis erlangt.
Durch die Einführung einer elektronischen Aktenlösung auf Basis des DOXiS Records Managements wird die Bearbeitung von Akten in ähnlicher Weise revolutioniert, wie dieses schon durch die Einführung elektronischer Archiv- und Workflowkomponenten der Fall ist. Die Einsatzbereiche einer elektronischen Aktenlösung sind vielfältig. Typische Anwendungsfelder sind u.a.:
- Öffentliche Verwaltung
- Vertrieb (Kundenakten)
- Einkauf (Lieferantenakten)
- Medizinische Versorgung (Patientenakten)
- Personalwesen (Personalakten)
- Banken (Kreditakten)
- Technische Bereiche (Projektakten)
- Versicherungen (Bestandsakten)
- Gerichte und Anwaltskanzleien usw.
Highlights von DOXiS Records Management
- Realisierung elektronischer Aktenlösungen zur umfassenden Verwaltung des gesamten Schriftgutbestandes
- Verallgemeinertes Aktenkonzept: Elektronische Akten als Träger aller Arten von Informationen und Dokumenten
- Integrierte DMS-Funktionalitäten: Aktenablage und Suche, Bearbeitung, Versionierung, Historie, etc.
- Maßgeschneiderte Definitionen über Aktenmodelle
- Anwendung von Organisationsmodellen und Rechten auf Akten
- Gemeinsame Verwaltung von elektronischen Akten und Papierakten
- Direkte DOXiS Archivanbindung: Revisionssichere Speicherung von Dokumenten und Akten
- Optional: DOXiS Workflow-Anbindung – hierüber u.a. Terminierung, Fristen und Wiedervorlage
- Weitreichende Integrations- & Customizing-Möglichkeiten
