eMail-Archivierung: Mehr als nur sicher ablegen
Das DOXiS eMail Center bietet eine Vielzahl von Szenarien zur Archivierung von eMails. So können zusammen mit den wichtigsten Informationen des Geschäftskontextes die eMails direkt nach ihrem Eingang im zentralen Content Repository archiviert werden. Damit stehen alle wichtigen Informationen sofort nach Posteingang den weiterführenden Systemen zur Verfügung und können in die entsprechenden Geschäftsprozesse einfließen. Der Anwender kann ganz normal mit der eMail weiter arbeiten und gleichzeitig die zusätzlichen Kontextinformationen aus der DOXiS iECM-Suite nutzen.
In der klassischen Arbeitsweise werden zur Entlastung der Mail-Server, und um eine einheitliche Ablage zu schaffen, die eMails direkt aus der gewohnten eMail-Anwendung heraus revisionssicher langzeitarchiviert. Üblicherweise erfolgt die Archivierung nach abschließender Bearbeitung der eMails. Das DOXiS eMail Center ermöglicht dabei ein komfortables serverbasiertes, automatisiertes oder manuelles Archivieren und auch Wiederherstellen der unveränderten Daten aus dem Content Repository heraus. Das Ablegen kann auf Wunsch in verschiedenen Formaten erfolgen (z.B. TIFF, PDF, RTF).
Zur Erfüllung der vielfältigen Compliance-Anforderungen können auch die geschäftsrelevanten eMails herausgefiltert und sofort nach Eingang oder Ausgang revisionssicher abgelegt werden. Die assoziative Suche und die automatische Klassifikation der eMails bieten dabei bereits einmalige und herausragende Möglichkeiten für die Erschließung des Archivs. Der hier fehlende Geschäftskontext kann auch im Nachhinein durch das DOXiS eMail Center ermittelt und der archivierten eMail hinzugefügt werden. Damit wird nicht nur das Compliance-Archiv immer intelligenter und das Wiederauffinden relevanter Informationen immer einfacher; die Compliance-Funktion kann so auch für das eMail-Management direkt Speicherplatz sparend genutzt werden. Ein gesondertes Compliance-Archiv wird somit hinfällig.
Highlights der DOXiS eMail-Archivierung:
- Regel-basierte oder manuelle eMail-Archivierung („Spätes Archivieren“)
- „Frühes Archivieren“ vor der Zustellung (Compliance-Archivierung)
- Frühes Erfassen und Ablage der eMail im Geschäftskontext
- Reduktion von Speicherkosten
- Effiziente Auslagerung
- Umfassende Regelwerke: Flexible Konfiguration durch wieder verwendbare Regeln zur Archivierung und Wiederherstellung von eMails, zur Konvertierung von Dokumenten, zum Aufspüren und Importieren von eMails aus pst-Dateien etc.
- Spezielle Regel zur Archivierung großer Mails: große Mails mit einer Dateigröße von z.B. > 10 MB werden eher archiviert als normale Mails
- Zentrale Administration durch MMC (Microsoft Management Console)
- Server-seitige eMail-Archivierung und Wiederherstellung
- Transparenter Zugriff für Benutzer
- Erweiterte Suchfunktionen einschließlich Volltext
- Offline-Funktion für Laptop Nutzer
- Integriertes Information Lifecycle Management
