eMail-Management: Effektive Integration in Geschäftsprozesse
Mit dem DOXiS eMail Center kann der komplette Lebenszyklus einer eMail begleitet werden: von der Erstellung, über die Speicherung, die Verwaltung, der Weiterverarbeitung und das Wieder finden bis hin zur bedarfsgerechten Löschung der eMail gemäß den gesetzlichen Vorschriften. Damit Sie das Wissen Ihrer Organisation immer genau dann zur Verfügung haben, wenn Sie es brauchen. Denn die Wege einer eMail sind nicht immer sofort nachzuvollziehen. Die Speicherung in individuellen Nutzer-Postfächern erschwert die Suche um ein Weiteres. Bei Bedarf steht der Inhalt dieser eMails dann oft nicht für die weitere Bearbeitung des Geschäftsvorfalls zur Verfügung.
Das DOXiS eMail Center bietet mehr als nur eine revisionssichere und kostengünstige Verwaltung von eMails auf Basis des integrierten Information Lifecycle Management. Neben der regelbasierten Archivierung im einheitlichen Content Repository des eMail-Archivs ermöglicht SER die manuelle Archivierung von eMails und damit die direkte Verknüpfung der Nachrichten mit Vorgängen und Akten über gemeinsame Metadaten. Die Einbindung von eMails in die Geschäftsprozesse erfolgt über eine intelligente Erkennung, in der der Geschäftskontext der eMail automatisch erschlossen wird. Neue Vorgänge können dadurch direkt angestoßen werden, die eMail kann offenen Vorgängen oder Akten zugeordnet werden, eine Statusverfolgung wird möglich und es werden beliebig verschiedene Sichten auf das Content Repository erzeugt. Dank Intelligent Context Control (ICC) können die eMails mit den betreffenden Geschäftsprozessen verschmelzen.
Highlights des DOXiS eMail-Managements:
- Direkte Zuordnung zum Geschäftskontext (Absender, Inhalt, Geschäftsfall, Zeitpunkt, etc.)
- Intelligentes Tracking des Geschäftskontext
- Intelligente Klassifikation
- Kontextbezogenes Anstoßen von Geschäftsprozessen
- Jederzeitige Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen
- Direkter Zugriff auf elektronische Akten und Vorgänge
- Einheitliche Sicht auf alle Eingangskanäle (Papier, Fax, eMail)
- Korrekte und einheitliche Ablage innerhalb des Unternehmens
- Einhaltung gesetzlicher Regularien (Compliance)
- Eskalationsmanagement
- Verdichtungsansicht
