eMails automatisch dem Kontext zuordnen mit Intelligent Context Control
Im Zuge rasch wachsender elektronischer Kommunikation gewinnen eMails in geschäftsrelevanten Zusammenhängen zunehmend an Bedeutung.
State-of-the-art-eMail-Management muss heute mehr sein als reine eMail-Archivierung! Das Augenmerk richtet sich immer stärker – gerade vor dem Hintergrund steigender gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen (Compliance) - auch auf vorgangsorientierte Aspekte. Je präziser sich eine neue Mail dem Geschäftskontext zuordnen lässt, umso effizienter, thematisch exakter und zeitnaher kann die weitere Bearbeitung im jeweiligen Kontext erfolgen. Das spart Zeit und Geld und resultiert in Wettbewerbsvorteilen.
Das DOXiS Intelligent Context Control (ICC) ergänzt das eMail Management um Methoden zur präzisen Ermittlung des Kontextes, in dem eine Mail steht. Das geschieht weitgehend automatisch, ist direkt in den Arbeitsplatz integriert und wird über „Kontext Templates“ gesteuert. Zugeordnete eMails sind mit diesem Moment stets im richtigen Kontext verfügbar – sei es innerhalb des Mailsystems, im Rahmen einer Vorgangsbearbeitung oder über eine Recherche im Archiv.
Zur Ermittlung des Kontextes werden sowohl individuelle Informationen des Anwenders (z.B. historische Favoriten) herangezogen als auch Abgleiche mit Stammdaten angebundener Backend-Systeme. Über die DOXiS iECM-Suite integriert ICC gleichermaßen ECM-Funktionalitäten wie auch dezidierte Funktionen der entsprechenden ERP-und CRM-Systeme.
Highlights von Intelligent Context Control
- Sichere Ermittlung des geschäftlichen Kontextes, in dem Mails stehen
- Präzise automatisierte Zuordnung von eMails zu Vorgängen, Akten, Belegen, etc.
- Schließen der „Compliance-Lücke“ für eMails im Rahmen der elektronischen Vorgangsbearbeitung
- DOXiS ICC ist integraler Bestandteil der Oberfläche des Mail Clients: Direkte Übersicht und Zugriff aus Microsoft Outlook heraus
- „Kontext Templates“ zur raschen Zuordnung von eMails zu einem vordefinierten Kontext
- Auswahl aus vordefinierten Kontext Templates bzw. Erstellung eigener Templates
- Festlegung von Folgeschritten / Aktivitäten – in Abhängigkeit vom jeweils ermittelten Kontext
- Übermittlung des Kontextes bei der Beantwortung und Weiterleitung
- Kontext-„Broadcast“-Funktion für alle Empfänger einer Mail möglich
- Leistungsfähige Server-Applikation . ICC Services für alle einbezogenen User
- Direkte Anbindungen an eMail-Systeme und ERP-Systeme – SAP, Microsoft u.a.
- Einbindung in die DOXiS iECM-Suite und das DOXiS eMail Center
