Gesetzeskonform und dennoch produktiv und performant
eMails werden heute als elektronische Erklärungen verstanden und sind ergo rechtsverbindlich und geschäftsrelevant. Auf diese Weise fallen sie auch verstärkt unter nationale und internationale Gesetze und Vorschriften zur Nachweis- und Dokumentationspflicht, wie z.B. den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Die Sicherstellung des lückenlosen Nachweises aller Prozesse und Interaktionen erfordert heute einen hohen Protokollstandard, Zugriffsschutz und Zuverlässigkeitslevel. Das DOXiS eMail Center ermöglicht ein sicheres Archivieren gemäß den Compliance-Anforderungen, noch bevor die eMail den Empfänger erreicht hat. Durch die Journaling-Funktion wird gewährleistet, dass jede eMail revisionssicher gespeichert wird, bevor der Empfänger Änderungen oder Löschungen vornehmen kann. Stichprobenartige Kontrollen, wie von der Sarbanes Oxley Act (SOX) gefordert, sind problemlos über ein Kontrollinterface durchzuführen und werden direkt protokolliert. Über eine definierte Recherche-Rechte-Hierarchie kann sichergestellt werden, dass unternehmenskritische oder sensible eMails auch nur von dazu berechtigten Personen eingesehen werden können. Selbstverständlich werden die Zugriffe, gemäß SOX, revisionssicher aufgezeichnet.
Die Highlights:
- Journaling - revisionssichere Ablage ein-/ausgehender eMails
- Retention Management
- Berücksichtigung der aktuellen rechtlichen Anforderungen wie GDPdU, GoBS, Basel II, SOX etc.
- Wandlung in Langzeitformate
- Sicheres Wiederauffinden von eMails
- Intelligente Klassifikation
- Audit Trails
- Automatische Verifikation qualifiziert signierter Dokumente
- Speicher-Virtualisierung
