Ballast abwerfen und gesetzliche Anforderungen erfüllen - Aufbewahrungsfristen im Griff mit dem Retention Management der DOXiS iECM Suite
Nach und nach sammelt sich auch in elektronischen Archiven eine Vielzahl von Dokumenten an, die nicht mehr benötigt werden. Das kostet wertvollen Speicherplatz. Auf der anderen Seite fehlt es oft an einer lückenlosen Überwachung der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Das Retention Management der DOXiS iECM Suite stellt sicher, dass archivierte Daten und Dokumente genau so lange im Archiv verbleiben, wie es gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen oder firmeninterne Vorgaben jeweils erfordern. Ist das Ende ihres Lebenszyklus erreicht, können sie zur Löschung freigegeben werden.
Das Retention Management bildet zusammen mit der Medienverwaltung und dem Cache Management die Basis für ein umfassendes Information Lifecycle Management (ILM) mit DOXiS. Damit werden – unter Verbindung organisatorischer wie auch technischer Aspekte einer ECM-Lösung – die Voraussetzungen geschaffen, um Informationen aller Art entsprechend ihrer „Wertigkeit“ zu verwalten.
Einsatzbereiche des DOXiS Retention Management
Mit dem DOXiS Archiv als zentralem Content Repository der DOXiS iECM Suite stehen umfassende Möglichkeiten zur Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Management) zur Verfügung, wobei sämtliche von DOXiS unterstützten Speichermedien mit einbezogen werden. Zu jedem Daten- und Dokumentenbestand im DOXiS Archiv wird ein separates „Retention Rules Repository“ angelegt, das zur Verwaltung der Aufbewahrungsfristen dient. Damit unterstützt DOXiS die Überwachung von Aufbewahrungsfristen und Datenschutzrichtlinien z.B. bei steuerrelevanter Daten und Personalunterlagen.
Highlights des DOXiS Retention Management
- Umfassendes Regelwerk für die exakte Festlegung von minimalen oder maximalen Aufbewahrungsfristen.
- Definition von Rundungsregeln, z.B. für Monate oder Jahre. Eine Anpassung der Regeln, zum Beispiel zur Verlängerung einer Aufbewahrungsfrist, ist jederzeit möglich. Ebenso lassen sich angewandte Regeln auf Dokumentenebene – mit den entsprechenden Rechten – jederzeit ändern. Das sorgt für die notwendige Flexibilität im Unternehmensalltag.
- Mit den Funktionen „hold“ und „release“ lassen sich Dokumente explizit sperren bzw. nachfolgend wieder freigeben, um sie für einen begrenzten Zeitraum sicher vor dem Löschen zu bewahren. Mit dieser Funktion wird Ausnahmesituationen – wie z.B. bei einem Rechtsstreit oder einem laufenden Verfahren – Rechnung getragen.
- Löschen von Dokumenten in einem zweistufigen Verfahren: Im ersten Schritt wird das Dokument ‚logisch’ gelöscht, d.h. aus dem Archiv-Index ausgetragen. Die physikalische Löschung hängt von der verwendeten Speichertechnologie ab. Die Löschung erfolgt durch eine periodische Reorganisation von Medien, so dass ältere Medien nachfolgend vernichtet werden können. Bei Systemen mit eingebauter Retention Management-Logik (z.B. EMC² Centera, IBM DR 550 oder NetApp Snap-Lock) werden die zur Verfügung stehenden Lösch-Mechanismen genutzt.
- Eine weitere Funktion für das DOXiS Retention Management ermöglicht bei auf Festplatten basierenden Systemen, aber auch für UDO Medien zusätzlich die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen. Damit wird beim Löschen sofort auch der Inhalt der Daten vernichtet. Ein Vernichten des ganzen Mediums ist dann wiederum nach Reorganisation möglich.
