Performantes Records Management für Ihr SAP-System
Neben der Arbeit mit Daten und Dokumenten gewinnen elektronische Akten auch im SAP-Umfeld zunehmend an Bedeutung. Die DOXiS SAP Edition unterstützt dabei sowohl das SAP Records Management wie auch das DOXiS Records Management.
Integration mit SAP Records Management
Für Elemente, die im DOXiS Archiv abgelegt wurden, lassen sich Verknüpfungen in SAP-Akten anlegen. Dadurch kann auch auf Aktenebene aus dem SAP-System heraus im DOXiS Archiv recherchiert werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Dokumente auch direkt aus der Aktenansicht in SAP heraus einzuscannen und nachfolgend revisionssicher im DOXiS Archiv abzulegen.
Übergreifendes Aktenmanagement mit DOXiS Records Management
DOXiS Records Management erweitert die Aktenverwaltung unter SAP zu einem unternehmensweiten Records Management. DOXiS Akten können sowohl SAP- wie auch Non-SAP-Elemente aufnehmen und lassen sich innerhalb von SAP verlinken. Die Darstellung erfolgt wahlweise im DOXiS SAP Viewer bzw. im DOXiS Client.
Mehr Performance für gehostete SAP-Systeme
Unternehmen, die ein SAP-System im ASP-Betrieb nutzen, können sich über eine deutlich höhere Performance bei der Dokumentenanzeige freuen, wenn sie DOXiS Records Management einsetzen. Records Management von SER bietet SAP-Anwendern nicht nur eine dynamische Aktenverwaltung mit komfortabler Handhabung. Sie haben auch einen deutlich schnelleren Zugriff auf in den Akten enthaltene Dokumente. Die Ursache: Grundsätzlich ist der Zugriff auf im Rechenzentrum gespeicherte Akten und die darin enthaltenen Daten und Dokumente durch die Kapazität der Datenleitungen limitiert. Werden SAP-Daten aus einer Akte aufgerufen, ist das aufgrund der relativ kleinen Datenmenge kein Problem. Sollen jedoch gescannte Dokumente, z.B. größere TIF-Dokumente, aus einer Akte über die Datenleitung aufgerufen und auf dem SAP-Client im Unternehmen angezeigt werden, kann es längere Zeit dauern, bis das Image sichtbar ist. Bei Records Management mit SER werden die Dokumente im Content Repository im Unternehmen archiviert. Die SAP-Akten im Rechenzentrum enthalten lediglich einen Link auf die Dokumente. Wird ein solches aufgerufen, ist es in wenigen Sekunden auf der SAP GUI oder im DOXiS SAP Viewer sichtbar, da es nicht über die Datenleitung transportiert werden muss.
Leistungsmerkmale des DOXiS Records Managements
- Neben der typischen Akte bietet das DOXiS Records Management dynamische/virtuelle Akten, die sich über Suchanfragen bilden und wie normale Akten benutzt werden.
- Mit der Technik der Suchordner (inhaltsgesteuerte Register) steht eine komfortable Methode zur Verfügung, innerhalb einer Akte vollständig automatisiert genau die Elemente in einem Register aufzunehmen, auf die eine zuvor definierte Abfragebedingung zutrifft.
- Beispiel: Automatische Hinzunahme von Dokumenten zu einer Akte, die im Posteingang zu dem jeweiligen Kunden, Lieferanten etc. verzeichnet wurden. Beim nächsten Öffnen der Akte durch den Sachbearbeiter stehen diese Dokumente direkt in dem entsprechenden Suchordner zur Verfügung.
- DOXiS Records Management erlaubt die Verlinkung mit beliebigen SAP-Business-Objekten. Direkt aus dem DOXiS Records Management heraus lassen sich ferner SAP-Transaktionen aufrufen.
- Im Zusammenspiel mit DOXiS Workflow bietet DOXiS Records Management umfassende Möglichkeiten zur Einrichtung eines Retention Managements – Terminierungen, Wiedervorlagen, Aufbewahrungsfristen usw.
