Ein Haufen Papier kostet einen Haufen Geld
Papierakten kosten einen Haufen Geld: für das Erstellen, für das Transportieren, für das Anfordern, für den Zugriff und letztendlich für das sichere Aufbewahren der Papierakten. Pro Jahr wenden Unternehmen in Deutschland ca. 50 bis 100 Mrd. EUR für Ablage, Verwaltung und Rückgriff auf bereits erzeugte Papierdokumente auf. Das entspricht 10 bis 20 % der Personalkosten in deutschen Büros. Dieses Rationalisierungspotenzial eröffnet interessante Wachstumsperspektiven. Mit einer gleich bleibenden Anzahl an Mitarbeitern lässt sich in der gleichen Zeit ein Vielfaches an Arbeit leisten.
Pauschalisieren lassen sich Wirtschaftlichkeitsaussagen zu digitalen Akten versus Papierakten nicht seriös. Wer Papier nur einscannt, um Platz im Archiv zu sparen, lässt entscheidende Vorzüge und Möglichkeiten digitaler Dokumente jedoch ungenutzt. Generell lassen sich Einsparungen bei Arbeitszeit-, Raum- und Materialkosten erzielen. So gehen Marktstudien davon aus, dass bis zu 30 % der Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen vertan wird. Seriös lassen sich ROI-Berechnungen allerdings nur für den speziellen Fall errechnen. Sprechen Sie uns an!
Rationalisierungspotenziale im Allgemeinen stellen dar:
- Wegfall redundanter Datenerfassung
- Reduzierung der Suchzeiten
- Ablage und Archivierung von Dokumenten
- Transport und Wegezeiten von Post, Dokumenten, Vorgangsmappen und Akten durch das Unternehmen bis hin zu dezentralen Standorten,
- Raumkosten für die Aufbewahrung von Akten und
- Materialkosten für Kopierer, Schränke, Ordner, Papier, etc.
Teurer wird der Aktenverlust. Folgt man der Studie von „The Essential Client/Server Survival Guide“ gehen 3% aller Akten verloren. Im Durchschnitt kostet es 100,- Euro eine verlorene Akte wiederherzustellen. Im Einzelfall kann dies jedoch deutlich teurer werden, insbesondere wenn hierin Dokumente wie Verträge, Gewährleistungen etc. enthalten sind oder wenn entscheidende Beweise in rechtlichen Auseinander-setzungen nicht vorgelegt werden können.
