Vertragsmanagement

Referenzen

Verträge einfach managen - transparent, effizient und rechtssicher

Motivation

Verträge regeln einen ordnungsgemäßen Geschäftsverlauf zwischen Geschäftspartnern. Die Nichteinhaltung von Verträgen kann zu unkalkulierbaren Kosten führen und die Existenz eines Unternehmens oder einer Organisation gefährden. Fehlende Systematik, unzureichende Tools und ein hoher Verwaltungsaufwand im Umfeld des papiergebundenen Vertragsmanagements – gepaart mit dem permanenten Risiko von Informationsverlusten – lassen sich durch ein integriertes elektronisches Vertragsmanagement vermeiden.

Die Lösung

Mit dem DOXiS Vertragsmanagement steht erstmals eine integrierte Standardlösung zur umfassenden Verwaltung, Bearbeitung, Archivierung und Überwachung von Verträgen auf Basis der DOXiS iECM-Suite zur Verfügung. Die spezifischen Leistungsmerkmale von DOXiS im Bereich der Bearbeitung von Akten (= DOXiS Records Management) sowie der Vorgangsbearbeitung (= DOXiS Workflow) bilden die Grundlage für eine sehr effiziente und hoch integrierte Lösung zum durchgehend elektronischen Management von Verträgen.

Einsatzbereiche

Das DOXiS Vertragsmanagement erfüllt die sich stellenden Anforderungen hinsichtlich Vollständigkeit, Richtigkeit, Nachvollziehbarkeit, Überwachung und Steuerung. Dieses bezieht sich sowohl auf die Vertragswerke ‚an sich’, wie auch die damit einhergehenden Dokumente sowie Daten und Informationsobjekte wie Akten, Vorgangsinformationen etc.

Mit dem DOXiS Vertragsmanagement wird eine große Bandbreite in der Bearbeitung von Verträgen und vertragsähnlichen Dokumenten und damit verbundenen Vorgängen adressiert. Hierzu zählen:

Operative Verträge:
- Kreditverträge
- Rahmenvereinbarungen
- Kunden- und Lieferantenverträge
- Miet-, Pacht- und Leasingverträge
Kooperative Vereinbarungen:
- Gesellschaftsvereinbarungen
- Konzernvereinbarungen
- Kommunikation GF/AR (Corporate Governance)
Sonderbereiche:
- Versicherung
- Personalwesen
- Beteiligungen
- Lizenzen und assoziierte Verträge (Wartung, SLA)

Produkt Features

DOXiS Vertragsmanagement erfüllt eine Reihe von Anforderungen, die an eine State-of-the-art-Anwendung im Bereich des integrierten Enterprise Content Managements (iECM) zu stellen sind. Hierzu zählen unter anderem:

Revisionssichere Speicherung in sicheren Formaten (TIFF oder PDF/A)
Übersichtliche und integrierte Oberfläche für Metadaten und Dokumentenordner
Umfangreiche DMS-Funktionen (Versionierung, Check out/in)
Wiedervorlagefunktion und Fristenverwaltung
Freigabeprozess über Workflow (Individualverträge)
Übersicht, welche Verträge sich in Abstimmung befinden
Inhaltsbezogene Suche und Bewertung von Risiken (Nicht nur nach Stichworten, sondern ganzen Textpassagen in Verträgen etc.)
Flexible Auswertungsfunktionen über definierbare Reports
Referenzierungsmöglichkeiten (Andere Verträge, Hierarchien, Gruppierungsmöglichkeiten)
Integrationsfähigkeit in bestehende Anwendungen (optional)

Success Stories

Klinikum Augsburg: Verträge managen - transparent, effizient und rechtssicher

Der langjährige SER-Kunde Klinikum Augsburg hat seine Archiv-Lösung um das SER Vertragsmanagement erweitert. Die integrierte Standardlösung zur umfassenden Verwaltung, Bearbeitung, Archivierung und Überwachung von Verträgen basiert auf der DOXiS iECM-Suite von SER. >>

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Eine ganzheitliche Suite für: Automatisierte Posteingangsbearbeitung, Elektronische Archivierung, Dokumenten-Management, Elektronische Akten, eMail-Archivierung & -Management, Business Process Management und Wissensmanagement (PDF) >>

Elektronische Akten – Das Informationscockpit für mehr Produktivität

Elektronische Akten ermöglichen den effizienten, standortübergreifenden und sicheren Zugriff auf vollständige Informationen und Dokumente. Neben allgemeinen Informationen zu elektronischen Akten werden 9 Referenzprojekte unterschiedlicher Aktenarten präsentiert. (PDF) >>

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Die integrierte Standardlösung zur umfassenden Verwaltung, Bearbeitung, Archivierung und Überwachung von Verträgen (PDF) >>

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Records Management ist Pflicht

Computerwoche vom 01.12.2006 weiter >>