SER Solutions Deutschland GmbH

Intuitiv mit elektronischen Akten arbeiten

Nach dem komfortablen Design der Aktenanwendung mit dem DOXiS evITA Designer können nun alle Vorteile der elektronischen Aktenverwaltung genutzt werden. Nachfolgend werden dabei die typischen Anwendungsfälle beschrieben.

Akten anlegen

Bei der Anlage einer Akte wird entweder das „passende“ Aktenmodell als Vorlage ausgewählt oder aber eine Akte im freien Definitionsmodus erstellt. Mit der Auswahl eines bestimmten Aktenmodells – z.B. einer Kundenakte – wird eine neue „Instanz“ als eigenständiges Speicherobjekt erzeugt, die ab diesem Zeitpunkt letztlich bis zur Ablage eigenständig verwaltet wird. Eine eindeutige Zuordnung der Akte ist durch die Eingabe von Indexbegriffen möglich, die bereits bei der Aktenanlage festgelegt und später jederzeit ergänzt werden können. Neben der manuellen Erstellung einer neuen Akte können diese auch automatisiert auf Basis von Stammdaten aus ERP- oder CRM-Systemen erstellt werden. Dies gilt nicht nur für den Erstimport, sondern auch bei Erfassung eines neuen Datensatzes in diesen Systemen, so dass direkt die passende Akte in DOXiS erzeugt wird.

Eingehende Dokumente ablegen und Akten zuordnen

Erfassung von Dokumenten innerhalb elektronischer Akten gehört offensichtlich zu den wichtigsten Anwendungsfällen, die ein ECM-System unterstützen muss. Hierbei ist zum Einen die Ablage eingehender, ausgehender und interner Dokumente zu unterscheiden. Zum anderen kann die Ablage und Zuordnung massenhaft bzw. im Stapel oder ad hoc und Einzelfall bezogen erfolgen. Alle Szenarien werden dabei von der DOXiS iECM-Suite perfekt unterstützt:

Die stapelweise Erfassung eingehender Dokumente erfolgt über eine Ablageumgebung, über die Papierdokumente eingescannt und elektronische Dokumente importiert werden können. Der Verzeichnisimport kann dabei auch für Verzeichnisscanner verwendet werden. Das Ablageszenario ist dabei so ausgelegt, dass mit der Erfassung der Dokumente auch gleichzeitig die Zuordnung zur Akte und dessen Register erfolgt. Bei der stapelweisen Verarbeitung ist dies besonders wichtig, da in diesem Fall Akten nicht erst recherchiert werden müssen, um dort Dokumente zuzuordnen.

Umgekehrt stellt sich die Situation bei einer einzelfallbezogenen Ablage und Zuordnung dar. In diesem Fall hat der Anwender in der Regel bereits eine Akte zur Bearbeitung geöffnet und kann dann beispielsweise per Drag&Drop ein Dokument in eine Akte ablegen. Dies kann auch direkt aus dem eMail-Postfach des Benutzers erfolgen, dass sich sogar in DOXiS evITA einblenden lässt (genauso wie sich umgekehrt auch ein DOXiS Workflow-Postkorb in MS Outlook einblenden lässt).

Schließlich sei an dieser Stelle auch noch auf die automatisierte Dokumenteneingangverarbeitung hingewiesen. Die Ergebnisse der Klassifikation und Extraktion werden hier ebenfalls direkt für die Aktenzuordnung genutzt.

Ausgehende und interne Dokumente ablegen und Akten zuordnen

Die ad hoc Ablage und Zuordnung ausgehender und interner Dokumente entspricht im Wesentlichen derjenigen von eingehenden Dokumenten. Hinzu kommt allerdings die Option, auf Basis von Dokumentvorlagen neue Dokumente direkt innerhalb einer Akte erzeugen zu können. Zusätzlich müssen natürlich auch massenweise ausgehende Dokumente archiviert und den Akten zugeordnet werden. Hierbei handelt es sich typischerweise um den Output von ERP- und CRM-Systemen, die über die passenden DOXiS Konnektoren direkt archiviert werden können. Die Zuordnung zur Akte kann in diesen Fällen am einfachsten über ein dynamisches Register erfolgen, das automatisch alle Dokumente mit den definierten Kriterien des Registers erfasst (natürlich kann dies auch bei der automatisierten Dokumenteneingangsbearbeitung genutzt werden).

Altakten archivieren

Als letztes Erfassungsszenario für elektronische Akten ist die Archivierung von Altakten noch erwähnenswert. Während bei eingehenden Dokumentenstapeln die Dokumente i.d.R. verschiedenen Akten zuzuordnen sind, geht es bei der Altaktenarchivierung um die Anlage einer Akte und die Archivierung einer Menge von Dokumenten in diese Akte. Die Ablageumgebung des DOXiS Clients unterstützt auch dieses Szenario!

Akten bearbeiten und verwalten

Zur Bearbeitung von Akten steht eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung: Dokumente aller Art lassen sich über Referenzen in Akten aufnehmen, aus diesen entnehmen oder innerhalb von Akten verschieben. Dazu gehören u.a. gescannte Dokumente, z.B. Eingangspost, eMails, Office - Dokumente, Web-Dokumente, aber auch Objekte wie z.B. URLs, Notizen, Vorgänge, Reports und vieles mehr. Business-Objekte des Kunden lassen sich ebenfalls integrieren. Je nach vorhandenen Berechtigungen lassen sich auch bei bestehenden Akten die Register flexibel anpassen oder erweitern sowie die Rechte für die Register anpassen. Ansichten für jedes Register können zudem vom Benutzer angepasst werden, um z.B. eine Dokumentvorschau zu aktivieren oder Dokumentlisten zu gruppieren.

Akten recherchieren

DOXiS Aktenmanagement ist mit einer Vielzahl von Funktionen zur Suche und Recherche auf Aktenebene ausgestattet. Die Suchoperationen lassen sich dabei auf die zuvor definierten Indexfelder (Metadaten) anwenden. Darüber hinaus bietet das DOXiS Aktenmanagement die Eingrenzung der Recherche auf Teile des Schriftgutbestandes an. Die Recherche selbst kann dabei nach mehr als einem Kriterium (Multi-Feld-Suche) erfolgen. Außerdem lassen sich für die Recherche Spannen „von – bis“ definieren, z.B. für Zeiträume, Adressbereiche, Kundennummern etc. Häufig verwendete Akten können vom Benutzer als Favoriten festgelegt und so immer direkt aufgerufen werden.

Akten versenden, offline mitnehmen und drucken

Das papierlose Büro bleibt bislang eine Illusion – vielleicht auch durch die Möglichkeit von DOXiS Akten drucken zu können. Neben der ganzen Akte können auch einzelne Register oder ausgewählte Dokumente daraus gedruckt werden. Über den DOXiS PDF Producer kann der Akteninhalt auch einfach zu einem einzigen PDF zusammengefasst und versendet werden. Des Weiteren können aber auch Verweise auf Akten per eMail versendet werden, so dass ein Empfänger die Akte direkt aus dem Mail-Postfach öffnen kann. Solche Verweise sind natürlich auch für Dokumente und Vorgänge möglich. Die Verweise können als URL auch in nahezu allen Drittanwendungen eingetragen werden! Schließlich können die Dokumente einer Akte mitsamt ihren Metadaten/Attributen sowie der Registerstruktur auch offline mitgenommen werden. Vielleicht wird das papierlose Büro ja doch noch Wirklichkeit.

Akten zusammenführen und aufteilen

Die Inhalte einer elektronischen Akte besteht im wesentlichen „nur“ aus Verweisen (entsprechend wird auch der Begriff „virtuelle“ Akte verwendet). Diese Grundkonzept in DOXiS macht das Zusammenführen oder Aufteilen von Akten zum Kinderspiel, das durch die Möglichkeit der Vorgabe von Aktenstrukturen noch weiter vereinfacht wird. Da sich der Aktentyp einer Akte typischerweise nie ändert, können Akten gleichen Typs sehr einfach zusammengeführt oder aufgeteilt werden. Die Aktenstruktur lässt sich direkt aufeinander abbilden, so dass nur noch die Verweise zusammengeführt oder aufgeteilt werden müssen. Beim Aufteilen muss der Anwender natürlich noch entscheiden, welche Verweise in welche Akten gehören, wobei er hier natürlich auch alle vorhandenen Indexkriterien der Dokumente nutzen kann, um die Dokumente passend zu selektieren. Im Fall von dynamischen Registern wird ggf. noch die Suchanfrage angepasst, damit diese der gewünschten neuen Sicht auf den entspricht.

Akten löschen

Am Ende des Lebenszyklus einer Akte steht deren Vernichtung – ein Vorgang, der in der DOXiS iECM-Suite natürlich einer besonderen Kontrolle, dem Retention Management, unterliegt. Akten lassen sich nur dann löschen, wenn ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, die flexibel über Aufbewahrungsregeln festgelegt wird. Des Weiteren muss der Benutzer auch Löschrechte besitzen, wobei die Löschung zweistufig erfolgt: Zunächst wandert die Akte nur in den Papierkorb, aus dem eine Wiederherstellung möglich ist. Erst im zweiten Schritt erfolgt die physikalische Vernichtung.

Mehr als Akten: Wiedervorlage, Fristen, Aufgaben

Von der Akten- zur Vorgangsbearbeitung ist es nicht weit – wie schon der Begriff der „Vorgangsakte“ zeigt! Während für eine umfassende Vorgangsbearbeitung der Einsatz eines Workflow-Management-Systems wie DOXiS Workflow unerlässlich ist, mit dem sich die gesamte Bandbreite von ad hoc bis production workflow abbilden lässt, so soll an dieser Stelle der Blick „nur“ auf Funktionen gerichtet werden, die einerseits die Aktenbearbeitung unterstützen, ohne dass sie andererseits bereits ein Workflow-Projekt nach sich ziehen würden. Hierzu zählen vor allem typische Postkorbfunktionen, die innerhalb der DOXiS iECM-Suite bereits auf der technischen Basis des DOXiS Workflow Servers bereitgestellt werden, ohne dass Endanwender oder Administratoren auch nur einen Gedanken an die Prozessmodellierung verschwenden müssten. Hiermit ist ein einfacher und schneller Einstieg möglich, der später dann zu einer „echten“ Workflow-Anwendung ausgebaut werden kann. Typische Postkorbfunktionen sind Wiedervorlage mit Wiedervorlagegründen, Fristüberwachung und die Festlegung von ad hoc Aufgaben. Neben persönlichen Postkörben können Akten auch aus Gruppenpostkörben bearbeitet werden, auf die mehrere Benutzer gleichzeitig Zugriff haben. Natürlich koordiniert DOXiS den gleichzeitigen Zugriff auf die Postkörbe durch mehrere Personen.

„Mashup“: Akten als Informationsportal

Dass elektronische Akten weit mehr als die Abbildung einer Papieraktenordners darstellen, ist nun bereits mehrfach deutlich geworden. Die Akte in DOXiS kann aber noch mehr: Akten können auch Informationen aus Drittsystemen anzeigen/vereinen und diesen so als „objektorientiertes“ Informationsportal! Während typische Portale im Sinne des „singlepoint-of-access“ nur eine einheitliche Oberfläche für den Zugang zu verschiedenen IT-Systemen bieten und man sie – wenn auch verkürzt – als eine Art „windows im web“ bezeichnen kann, so stellt die Akte alle relevanten Informationen in Bezug auf einen Kunden, Lieferanten etc. dar. Die Integration mit Drittsystemen ist dabei über Standardkonnektoren (z.B. ODBC, SAP, URLs, …) und individuelles Customizing möglich. Ein Beispiel zeigt der nachfolgende Screenshot, der den Kundenstandort in einer Karte darstellt – was man heutzutage dann wohl „Mashup“ nennen würde.

Success Stories

Saarland lagert elektronische Akten aus

Mehr Effizienz und stärkere Kundenorientierung waren die Ziele des Saarländischen Finanzministeriums. Da die Mittel begrenzt waren, entschied man sich dafür, die SER-Lösung "eAkte" von Baden-Württemberg zu übernehmen und den Betrieb komplett an das größere Bundesland auszulagern. >>

EWR: Alles im Fluss

Mehr Effizienz in der Verwaltung verbindet der Energieversorger EWR aus Remscheid mit der Einführung des DOXiS Archiv/DMS mit integrierter digitaler Hausakte. Den Zuschlag für den Auftrag erhielt die SER Solutions vor allem aufgrund ihrer SAP-Kompetenz und der tiefen Integration der Archivlösung in SAP. >>

Broschüren

Elektronische Akten – Das Informationscockpit für mehr Produktivität

Elektronische Akten ermöglichen den effizienten, standortübergreifenden und sicheren Zugriff auf vollständige Informationen und Dokumente. Neben allgemeinen Informationen zu elektronischen Akten werden 9 Referenzprojekte unterschiedlicher Aktenarten präsentiert. (PDF) >>

DOXiS Broschüre - Besser für Ihr Business

Eine ganzheitliche Suite für: Automatisierte Posteingangsbearbeitung, Elektronische Archivierung, Dokumenten-Management, Elektronische Akten, eMail-Archivierung & -Management, Business Process Management und Wissensmanagement (PDF) >>