Administration: Individuelles Akten-Design mit dem DOXiS Akten-Designer
Schritt 1: Aktentyp und Ablageplan festlegen
Im ersten Schritt wird mit dem DOXiS evITA Designer festgelegt, welche Aktentypen in DOXiS verwaltet werden sollen und wie die Akten dieses Typs abgelegt werden sollen. Hierzu wird beispielsweise ein Aktentyp „Kundenakte“ und ein Aktentyp „Personalakte“ angelegt. Für die Kundenakten werden nun frei definierbare Indexkriterien festgelegt, wie die Kundennummer, Name des Kunden, Kundenbetreuer usw., während für die Personalakte andere Attribute wie die Personalnummer, das Eintrittsdatum, Art des Beschäftigungsverhältnisses usw. relevant sind. Für die Ablage können natürlich auch hierarchisch strukturierte Werte verwendet werden, z.B. gemäß eines behördlichen Aktenplans oder die Zuordnung zu einer Schadenskennziffer bei einer Schadensakte. Ebenso wird festgelegt, dass Kundenakten und Personalakten in unterschiedlichen Repositories abgelegt werden, so dass diese auch in der elektronischen Welt eine harte „räumliche“ Trennung erfahren. Die Unterstützung unterschiedlicher Repositories innerhalb eines ECM-Systems, wie DOXiS sie bietet, ist dabei keineswegs Standard, erleichtert aber erheblich die Organisation des Gesamtsystems und fördert zudem die Performance. Natürlich ist eine übergreifende Suche in verschiedenen Repositories entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt – für eine einheitliche Sicht ebenfalls möglich.
Schritt 2: Maskendesign für Ablage/Deckblatt
Um die Indexkriterien komfortabel eingeben zu können und weiterführende Informationen zur Akte im Sinne eines Deckblatts anschaulich darstellen zu können, lassen sich mit dem grafischen Maskendesigner des DOXiS evITA Designers an die Bedürfnisse des Unternehmens exakt angepasste Eingabemasken erstellen. Dies stellt gleichzeitig den Übergang zwischen äußerer Sicht auf die Akte und Akteninhalt dar.
Schritt 3: Aktenstruktur festlegen
Als nächstes lässt sich nun die Aktenstruktur festlegen, bei der DOXiS ein besonders flexibles Konzept anbietet. Denn zum Einen kann auf Typebene eine Registerstruktur definiert werden, die für alle Akten dieses Typs gilt. Chaotische individuelle Strukturen wie im File-System werden so vermieden. Zum anderen ist es aber möglich, dass einzelne Akten durchaus individuelle Registerstrukturen erhalten, und sei es nur für bestimmte Bereiche der Aktenstruktur. Damit nicht genug! Elektronische Akten werden selbst oftmals als „virtuelle Akten“ bezeichnet, da die Dokumente nicht mehr direkt in der Akte liegen, sondern nur noch auf diese verwiesen wird. Ein Dokument kann so in verschiedenen Akten enthalten sein und die Akte wird so zu einer bestimmten Sicht auf den Informationsbestand. Diese Sichtweisen können dabei nicht nur über statische Verweise zustandekommen, sondern es ist ebenfalls möglich, dass ein (dynamischer) Suchordner diese Sichtweise liefert. D.h. der Inhalt eines Registers wird durch eine vordefinierte Suchabfrage festgelegt, die automatisch immer die jeweils passenden Treffer des Datenbestands liefert. DOXiS unterscheidet daher statische und dynamische Register – und beide haben natürlich ihre Daseinberechtigung. In statischen Registern kann ein Benutzer letztlich wie in einer Papierakte entscheiden welche Dokumente im Register erscheinen sollen. Dies erfolgt vollkommen unabhängig von den Indexkriterien des Dokuments. Bisher wurde immer davon gesprochen, dass Dokumente in Akten bzw. deren Registern enthalten sind. Natürlich ist auch die elektronische Akte in DOXiS noch wesentlich flexibler. Die Inhalte von Registern können auch Vorgänge, Datensätze, URLs usw. sein. Mehr noch: ein Register kann auch Komponenten anderer Applikationen einbetten (im Web würde man von Mashups sprechen!), so dass die Akte zu einem richtigen Informationsportal wird. Alle genannten Möglichkeiten lassen sich nun einfach mit dem DOXiS Aktendesigner einrichten: die Registerstruktur, die Art der Register, ihre möglichen Inhalte und die Art der Darstellung!
Schritt 4: Berechtigung für Aktentypen und Aktenregister festlegen
DOXiS Records Management erweitert das Rechtekonzept von DOXiS Workflow und DOXiS Archiv um geeignete Merkmale zur Aktenbearbeitung. Berechtigungen werden dabei bezogen auf die unterschiedlichen Aktentypen und ihre Aktenmodelle definiert und den jeweils erzeugten Instanzen (=Akten) mitgegeben. Darüber hinaus lassen sich auch Ordner bzw. Register mit Berechtigungen versehen. Dies geschieht in gleicher Art und Weise wie es auch bei Dokumentenklassen der Fall ist. Auf der Grundlage der Definitionen für Akten und Register lässt sich dediziert festlegen, welche Rollen (=Gruppen) und damit User z.B. Lese-, Schreib- oder Änderungsrechte erhalten. Grundsätzlich gilt, dass einmal vergebene Rechte auf Dokumentenebene auf Aktenebene nicht ‚überschrieben’ werden können. Auf diese Art und Weise ist stets sichergestellt, dass ein Benutzer auch im Kontext von ‚Aktenbearbeitung’ stets nur Zugriff auf die Dokumente innerhalb einer Akte hat, für die er auch zuvor schon auf Dokumentenebene Zugriff erlangt hat.
Schritt 5: Suchmaske für Akten definieren
Akten lassen sich in DOXiS genauso flexibel ablegen und suchen wie Dokumente oder andere Arten von Informationsobjekten. Entsprechend können Akten multidimensional nach verschiedenen Kriterien gesucht werden, so dass sich auch verschiedene Sichten und Zugriffspfade auf den Aktenbestand definieren lassen. Dabei findet man nicht nur häufig eine Trennung für unterschiedliche Aktentypen vor – nach einer Kundenakte wird man mit anderen Kriterien suchen als nach einer Personalakte – sondern man kann Akten auch nach anderen Kriterien wie Fristen oder Terminen suchen und darstellen („alle Leasingakten, die im nächsten Monat auslaufen“ etc.).
Schritt 6: Dokumenttypen definieren
Der wichtigste Inhalt von Akten sind und bleiben Dokumente. Oftmals wird man sich bei der Registerstruktur schon Gedanken über die Belegarten und somit Dokumenttypen gemacht haben. Wie bei den Aktentypen sind auch die Dokumenttypen in DOXiS frei definierbar und können mit Attributen und Masken versehen werden. Typischerweise wird eine Maske für mehrere Dokumenttypen genutzt, beispielsweise für alle Buchhaltungsbelege.
Schritt 7: Dokumente und Akten verbinden
Aktenregister müssen sich keineswegs an der Unterscheidung von Dokumenttypen orientieren. Da dies aber häufig gewünscht wird, ist eine Verbindung zwischen beiden sinnvoll. In diesem Fall wird die Zuordnung von Dokumenten zu einem Register der Akte automatisiert, sofern mit statischen Registern gearbeitet wird (bei dynamischen Registern erfolgt die virtuelle Zuordnung ja immer automatisch über die Suchanfrage). Ebenso können gemeinsame, „aktenbildende“ Kriterien festgelegt werden: Ein Dokument, das mit einer bestimmten Kundennummer indiziert wird, gehört offensichtlich zur entsprechenden Akte mit dieser Kundennummer. Die Kundennummer ist also hier das „aktenbildende“ Kriterium.
Success Stories
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Eine ganzheitliche Suite für: Automatisierte Posteingangsbearbeitung, Elektronische Archivierung, Dokumenten-Management, Elektronische Akten, eMail-Archivierung & -Management, Business Process Management und Wissensmanagement (PDF) >>
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Elektronische Akten ermöglichen den effizienten, standortübergreifenden und sicheren Zugriff auf vollständige Informationen und Dokumente. Neben allgemeinen Informationen zu elektronischen Akten werden 9 Referenzprojekte unterschiedlicher Aktenarten präsentiert. (PDF) >>
