Abschied vom Papier - mit starken DMS-Funktionen und PACK & GO für den mobilen Einsatz
Der Abschied vom Papier ist der Schlüssel zu einer besseren Auskunftsbereitschaft und produktiveren Verwaltung im Unternehmen insgesamt. Elektronische Akten bieten vollständige Informationen auf einen Blick, indem sie die verschiedensten Datenquellen zusammenführen. Dazu zählen Dokumente wie z.B. Wartungsverträge, Briefe, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen, aber auch Daten aus Mailsystemen und multimediale Objekte, Internetlinks, Zeichnungen, kaufmännische Daten aus dem ERP-System oder Kundeninformationen aus dem CRM-System. Somit dient die elektronische Kundenakte als zentraler Einstiegspunkt für die übergreifende Recherche. Die Arbeitsweise mit elektronischen Akten entspricht dank ausgereiften DMS-Funktionen den papierbasierten Gewohnheiten - inkl. Aktendeckblatt mit den wichtigsten Metainformationen. Sogar das „Mitnehmen” einer Akte als PDF-Export (PACK & GO) ist möglich.
Die Analogie von elektronischen Akten zu Papierakten – eine Begriffserläuterung
Zum schnellen Wiederauffinden wird ein Aktenordner in einem Regalsystem oder eine Mappe in einer Hängeregistratur geordnet abgelegt und zudem außen beschriftet, was zusammen einem Ablageplan entspricht. Mit anderen Worten: Wie legt man die gesamte Akte ab, so dass man sie einfach wiederfinden kann? Die elektronische Akte kann dabei natürlich wesentlich flexibler abgelegt werden, da dies über beliebige Indexkriterien erfolgen kann und nicht auf einen hierarchischen Ablageplan beschränkt ist. Ebenso sind Mehrfachzuordnungen möglich, während die physikalische Akte an einem Ort steht.
Öffnet man nun einen typischen Aktenordner oder eine Mappe, so kommt man zu den Inhalten einer Akte, in der man normalerweise eine Menge von Dokumenten findet, die über Trennblätter unterteilt sind. Diese Unterteilung ist frei definierbar und kann beispielsweise nach unterschiedlichen Vorgängen oder nach unterschiedlichen Dokumenttypen erfolgen. Wir bezeichnen diese innere Struktur einer Akte daher auch als Aktenstruktur, die sich hierarchisch durch verschiedene Register ergibt. Im Unterschied zu den Trennblättern der Papierwelt können diese Register bei elektronischen Akten beliebig tief verschachtelt werden.
Elektronische Akte als zentrales Informationscockpit
Welche Informationen sind in der elektronischen Akte enthalten?
Die Inhalte einer elektronischen Akte sind zudem nicht auf Dokumente beschränkt – die elektronische Akte kann auch Verweise auf Vorgänge in Workflow-Systemen, Verweise auf Objekte in Drittsystemen, reine Datensätze, URLs usw. enthalten. Zudem findet sich das Pendant zu einem Deckblatt auch in der elektronischen Akte wieder. Somit sind elektronische Akten der zentrale Einstiegspunkt für alle Informationen und ermöglichen eine systemübergreifende Recherche.
Für jede Aufgabe die passende elektronische Akte
Damit kommen wir zum nächsten entscheidenden Begriff, dem des Aktentyps, also unterschiedlichen Arten von Akten wie beispielsweise Kundenakten, Lieferantenakten, Personalakten usw. Vereinfacht gesprochen, beschreibt der Aktentyp sowohl die äußere Sicht des Ablageplans einer Akte (welche Indexkriteren hat die Akte, wie wird sie abgelegt) als auch die innere Aktenstruktur. Hinzu kommt die Gestaltung der Maske des Deckblattes sowie weitere Aspekte wie Berechtigungen und die Zuordnung zum einem Repository, wie sie auch von Dokumenttypen bekannt sind.
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