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Genaue Kenntnis der Aktenlage dank elektronischem Aktenmanagement
Wie viel personeller Aufwand muss sein und wie viel kann sich ein Unternehmen in seinen Geschäftsprozessen leisten? So wenig wie möglich! Doch die Realität sieht anders aus. Geschäftsprozesse lassen vielerorts immer noch das Prinzip der Wertschöpfung außer Acht und das trotz enormen Wettbewerbs- und Kostendrucks, dem Unternehmen und Verwaltungen ausgesetzt sind. Hauptsächliche Ursache dafür ist das unbegründete Festhalten am Informationsträgermedium Papier und die fehlende Durchgängigkeit digitaler Geschäftsprozesse. Das Resultat ist mangelnde Produktivität - auf Kosten von Servicequalität, Transparenz, Flexibilität und Geschwindigkeit.
Wir beherrschen IT-Technologien, um Informationen zu sammeln, zu vervielfältigen und zu verarbeiten. Aber es mangelt in den Unternehmen und Verwaltungen an geeigneten Verfahren, die diese Informationen schnell und mit akzeptablem Aufwand und Kosten inhaltlich zugänglich machen. Denn die gängige Praxis ist nach wie vor, kaufmännische und technische Informationen und Dokumente von und über Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Patienten, Klienten und Bürger in Papier-Akten zu sammeln, zu bearbeiten und weiterzuleiten.
Insbesondere bei sequenziell verlaufenden Arbeitsschritten ist das Papier erheblicher Kostenverursacher und Produktivitätsbremse zugleich. Weniger als die Hälfte aller Informationen liegen heute elektronisch vor. Der Rest ist als Papier in Vorgangsmappen oder Aktenordnern abgelegt. Dieser gravierende Medienbruch hat äußerst nachteilige Auswirkungen auf die Arbeitsorganisation und Vorgangsabwicklung. Effizienz, Geschwindigkeit und Transparenz leiden hierunter und behindern ein kosten- und kundenorientiertes Handeln.
Digitale Akten ermöglichen die gleiche Handhabung wie Papierakten, bieten allerdings deutlich mehr Funktionalität, Wirtschaftlichkeit und Sicherheit. Vor allem erfüllen sie den wichtigen Zweck, den durch die räumliche Verteilung des Unternehmens erschwerten Zugang zur Akte enorm zu erleichtern. Das elektronische Aktenmanagement der DOXiS iECM-Suite kann sowohl kaufmännische als auch technische Dokumente, Zeichnungen, Grafiken sowie multimediale Objekte managen und über ein integriertes Anzeigemodul (Viewer) wiedergeben.
Besonders in Punkto Datenschutz und –sicherheit bleibt die elektronische Akte unerreicht. Mit ihr lässt sich exakt definieren, wer Einsicht in welche Akten, Vorgänge und Dokumente nehmen darf und wer nicht. Überall dort, wo Akten sensible Daten und Informationen enthalten, wie z.B. im Personalbereich, im Vertragswesen, im Gesundheitswesen etc. gibt es keine bessere Alternative zur digitalen Akte.
Mit dem elektronischen Aktenmanagement kehrt die Produktivität in die Geschäftsprozesse zurück. Gesucht werden sollte nicht ausschließlich das Neue, sondern vor allem das erkennbar Bessere für die Vorgangsbearbeitung. Entscheidend zur Realisierung sind dabei vor allem die Antworten auf die Fragen, wie
- erfasse und verarbeite ich Daten und Dokumente weitestgehend automatisiert.
- erhalte ich schnell, aktuell und umfassend relevante Daten und Dokumente.
- gestalte ich die Vorgangsbearbeitung kostengünstiger, transparenter und schneller.
- sichere ich die Aufbewahrung von und den (standortübergreifenden) Zugriff auf sensible und unternehmenskritische Daten.
Success Stories
National-Bank: Baufinanzierungen intelligent gemanagt
Das Immobilien-Service-Center (ISC) der NATIONAL-BANK AG verwaltete 2007 rund 16.000 Finanzierungsvorgänge mit rund 38.000 Darlehen. Als die Lagerkapazitäten des ISC für papierbasierte Darlehensakten an ihre Grenzen stießen, entschied sich die NATIONAL-BANK, ihr bestehendes SER-Archiv zu erweitern und die Baufinanzierungsakten des ISC in die elektronische Archivierung einzubeziehen. Außerdem wurden die Baufinanzierungsakten auch auf elektronisches Aktenmanagement umgestellt. >>
Hamburg Messe und Congress: Messeplanung mit eAkten
Professionelles elektronisches Aktenmanagement unterstützt die Hamburg Messe und Congress GmbH (HMC) bei der Organisation und Ausrichtung von Messen und Veranstaltungen. Papierkrieg ist passé, elektronische Akten sorgen für Ordnung und Überblick. Eine Anbindung an die Fachanwendung RUBIN sorgt für Datenintegrität zwischen den Systemen und den direkten Zugriff auf archivierte Dokumente aus der Fachanwendung heraus. Eine drastische Reduzierung der Lagerfläche und Archivflächen auf dem neuen Messegelände machte die Einführung eines elektronischen Archivs und DMS erforderlich. >>
Broschüren
DOXiS Broschüre - Besser für Ihr Business
Eine ganzheitliche Suite für: Automatisierte Posteingangsbearbeitung, Elektronische Archivierung, Dokumenten-Management, Elektronische Akten, eMail-Archivierung & -Management, Business Process Management und Wissensmanagement (PDF) >>
Elektronische Akten – Das Informationscockpit für mehr Produktivität
Elektronische Akten ermöglichen den effizienten, standortübergreifenden und sicheren Zugriff auf vollständige Informationen und Dokumente. Neben allgemeinen Informationen zu elektronischen Akten werden 9 Referenzprojekte unterschiedlicher Aktenarten präsentiert. (PDF) >>
Presseberichte
Records Management ist Pflicht
Computerwoche vom 01.12.2006 weiter >>
Vorfahrt für präzise Auskünfte: Elektronische Kundenakten steigern Qualität im Kundendienst
Handelsmagazin vom 01.12.2005 weiter >>
