Rechnungseingangsbearbeitung: Auswege aus der Kostenfalle

Motivation

Wo jeden Tag Hunderte bis zig Tausende von Eingangsrechnungen per Post eintreffen, ist der Bedarf an fleißigen Händen, die die Rechnungen manuell erfassen, prüfen, verbuchen und ablegen, groß. Je mehr Hände zum Einsatz kommen, umso höher werden die Kosten. In der Praxis ist die zeitnahe, tagesaktuelle Erfassung die Ausnahme.  Die zeitliche  Verzögerung in der Bearbeitung der Rechnungen ist mit erheblichen Skonto- und Liquiditätseinbußen verbunden. Ein nicht zu unterschätzendes unternehmerisches Risiko stellt der fehlende tagesaktuelle Überblick über die Verbindlichkeiten dar.

Lösung

Einen Ausweg aus der Kostenfalle ist der DOXiS InvoiceMaster. Mit ihm wird die gesicherte, tagesaktuelle automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen möglich. Die Rechnungen werden gescannt, OCR-gelesen und anschließend mittels lernender und generischer Verfahren automatisch nach Lieferanten klassifiziert. Buchungsrelevante Daten werden extrahiert und zur Weiterbearbeitung an das jeweilige ERP-System, z.B. SAP, übergeben. Rechnungen mit Bestellbezug lassen sich bei Übereinstimmung bis hin zur Durchbuchung im ERP-System vollständig automatisiert verarbeiten. Rechnungen ohne Bestellbezug werden einem elektronischen, standardisierbaren Rechnungsprüfungs-Workflow zugeführt.  Das reduziert die manuelle Bearbeitung auf ein Minimum: Weit über 50 % der Arbeitszeit können so eingespart werden, bei einer Amortisationszeit von unter einem Jahr und das schon bei einem Rechnungsaufkommen von wenigen hundert Dokumenten pro Tag.

Produkt Features

DOXiS InvoiceMaster auf einen Blick:

  • Vollständige Anwendung zur automatisierten Rechnungseingangsbearbeitung und –prüfung inkl. Rechnungseingangsbuch
  • Verarbeitet Rechnungen mit und ohne Bestellbezug, Teil- und Sammelrechnungen, Gutschriften etc. Automatische Kopfdatenanalyse und Bestimmung des Lieferanten/Rechnungsstellers
  • Höchst mögliche Automation durch Kombination von generischen/regelbasierten und assoziativen Verfahren.
  • Automatisierte Tabellenanalyse und -extraktion mit generischen und lernenden Verfahren verfügbar
  • Integration in führende ERP-/Fibu-Anwendungen - Standardinterface z.B. für SAP R/3 verfügbar
  • Workflow für zentrale und dezentrale Rechnungsprüfungen, auch für komplexe Prüfungs- und Genehmigungsverfahren
  • Formale Prüfung, z.B. Umsatzsteuer-ID
  • Mehr als 95% Klassifikationsquote bei A-Lieferanten
  • Workflow mit DOXiS BPM, Groupware und/oder Applikationsworkflows, z.B. SAP Business Workflow
  • Verarbeitung strukturierter und unstrukturierter Dokumente
  • Verarbeitung von Papier- und elektronischen Dokumenten und Datensätzen, z.B. EDI
  • Upgrade-Möglichkeiten der Anwendung von Rechnungen auf den gesamten Posteingang (DOXiS Inbound Center)

Anwendungsgebiete

  • Automatische Erfassung von Eingangsrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung
  • Workflow-gesteuerte Prüfung von Lieferanten- und Dienstleistungsrechnungen, auch dezentral über Abteilungs- oder Standortgrenzen hinweg
  • Automatisierte Verarbeitung von Netzbetreiberrechnungen von der automatischen Erfassung bis zur Buchung ohne Benutzereingriff
  • Massendatenverarbeitung bei der Verarbeitung von Handelsrechnungen

Referenzen

Interessante Kundenanwendungen mit DOXiS InvoiceMaster finden Sie in der linken Spalte. Ein Klick auf den Kundennamen und Sie wissen mehr.

Success Stories

Stadtwerke Flensburg: Rechnungen unter Strom

Der Energieversorger entschied sich mit dem DOXiS InvoiceMaster für die automatisierte Bearbeitung von Netzbetreiberrechnungen. Die SER-Lösung ist eng mit der SAP-Komponente SAP FI und der Branchenlösung SAP for Utilities (SAP IS/U) integriert. Mit der Einführung erzielte man eine Automation von bis zu 95 % in der Finanzbuchhaltung. >>



Unfallklinik Murnau: Invoice Management-Therapie für Unfallklinik

Effizienzsteigerungen und mehr Transparenz in der Buchhaltung hat sich die Berufsgenossenschaftliche Unfallklinik Murnau (BGU) auf ihre Fahnen geschrieben. Dazu führt die BGU ein automatisiertes Invoice Management mit Integration in SAP R/3 ein. Ziele sind die Optimierung der fachbereichsübergreifenden Geschäftsprozesse und eine Beschleunigung des Belegflusses innerhalb der Organisation. >>



Broschüren

DOXiS Broschüre - Besser für Ihr Business

Eine ganzheitliche Suite für: Automatisierte Posteingangsbearbeitung, Elektronische Archivierung, Dokumenten-Management, Elektronische Akten, eMail-Archivierung & -Management, Business Process Management und Wissensmanagement (PDF) >>

DOXiS Inbound Center

Automatisierte Verarbeitung des gesamten Posteingangs (PDF) >>

Presseberichte

Möbelhaus Porta: Die Rechnungsflut im Griff

Computerwoche vom 15.09.2006 weiter >>

Invoice Management: Einstieg in die Optimierung unternehmensweiter Prozesse

BIT vom 02.03.2006 weiter >>

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