Wer jetzt unbedingt handeln muss!
Wer über 10 Jahre und mehr seine gesamten Daten im Produktivsystem wie z.B. ERP, Fibu, bzw. in vor- und nebengelagerten DV-Systemen wie Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Kassensysteme etc. belassen kann und über eine Exportfunktion nach dem GDPdU-Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung verfügt, hat keinen Handlungsbedarf. Das sind jedoch die Wenigsten. Viele Unternehmen sehen sich nicht beherrschbaren technischen Problemen gegenüber, die eine langfristige Datenhaltung und Prüfung direkt im Produktivsystem unmöglich machen. Für diese Unternehmen ist das auswertbare Archiv der SER die ideale Lösung. Die wichtigsten Gründe:
Situation 1: Die Anschaffung eines neuen ERP-Systems
Bei einem Wechsel des Systems ist eine Migration der Altdaten auf das neue System meist zu aufwendig oder gar nicht möglich. Das Altsystem müsste mit erheblichen zusätzlichen Betriebskosten parallel zum neuen Produktivsystem weiter betrieben werden. Darüber hinaus muss angezweifelt werden, ob ein Altsystem über einen derart langen Zeitraum betrieben werden kann. In diesen Fällen muss herstellerseitig Support für Software und Hardware gewährleistet sein und im Unternehmen selbst muss das Wissen um die Altsysteme aufrechterhalten werden. Eine Rechnung mit vielen Unbekannten!
Situation 2: Sie führen einen Releasewechsel Ihres ERP-Systems durch
Wurden vor dem Releasewechsel steuerrelevante Daten ausgelagert, verhindert eine geänderte Datenbankstruktur im neuen Releasestand das Zurückspielen ins produktive System. Zwischenzeitlich vorgenommene Änderungen in den Stammdaten führen beim Zurückladen alter Daten zu Datenbankinkonsistenz oder verfälschten Ergebnissen.
Situation 3: Die Performance Ihres Produktivsystems wird durch hohe Datenvolumen belastet
Wenn Sie aus Kapazitäts- und Performancegründen regelmäßige Altdaten aus dem Produktivsystem auslagern, können diese Altdaten unter Umständen durch Systemänderungen, z.B. in der Datenbank, ebenfalls nicht zurückgeladen werden.
Situation 4: Heterogene Applikationslandschaft
Zusätzliche Schwierigkeiten entstehen daraus, dass steuerrelevante Daten typischerweise in einer Vielzahl unterschiedlicher DV-Systeme erstellt und somit auswertbar aufbewahrt werden müssen. Hier ist die herstellerseitige Lösung für ein Produktivsystem nicht ausreichend. Alle DV-Systeme, die steuerrelevante Daten erzeugen, müssen die Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllen. Hier bietet sich eine GDPdU-Komplettlösung für alle DV-Systeme förmlich an.
