Akzeptierte und zielführende Lösung
Die Finanzverwaltung akzeptiert grundsätzlich sowohl den Lesezugriff als auch die Datenträgerüberlassung aus Archivsystemen. Aber nur dann, wenn das Archivsystem über qualitativ und quantitativ entsprechende Auswertungsmöglichkeiten verfügt. Diese Anforderungen gehen über die Revisionssicherheit eines Archivs weit hinaus, die lange Zeit pauschal mit GDPdU-Konformität gleichgesetzt wurde.
Wie diese Anforderung erfüllt werden kann, zeigt ein Vorschlag der Steuerexperten Groß, Matheis, Lindgens (Deutsches Steuerrecht 23/2003, S. 921ff), den das Bundesfinanzministerium als zielführend und substantiiert bezeichnet. Die aufgezeigte Lösung besteht aus einem revisionssicheren Archiv, das die exportierten Daten aus dem Produktivsystem und aus vor- und nachgelagerten Systemen wie z.B. Zeiterfassungssysteme, Personalwirtschaftssysteme oder Kassensysteme aufnimmt sowie einer Auswertungssoftware mit IDEA-Funktionalität, die auch die Hinterlegung von Standard-Auswertungen ermöglicht.
„Mit einer derartigen GDPdU-Komplettlösung erhalten Unternehmen die Möglichkeit, dem Betriebsprüfer unabhängig von Systemwechseln im Produktivbereich konstante Auswertungsmöglichkeiten über die gesamte Aufbewahrungsfrist zur Verfügung zu stellen“, bestätigt Bernhard Lindgens, Steuerrechts- und EDV-Experte, Bundeszentralamt für Steuern.
Nach dieser Vorgabe haben der Dokumenten-Management-Spezialist SER und AUDICON in einer exklusiven Partnerschaft gemeinsam die erste GDPdU-Komplettlösung entwickelt. Sie ermöglicht die GDPdU-konforme Aufbewahrung der steuerrelevanten Daten und bietet die Hinterlegung von Standard-Auswertungen, so dass qualitativ und quantitativ die gleichen Auswertungsmöglichkeiten vorhanden sind wie im Produktivsystem.
Darüber hinaus unterstützt die Lösung den GDPdU-Beschreibungsstandard sowohl beim Import ins Archiv als auch beim Export aus dem Archiv. Der Beschreibungsstandard ist zwar kein Muss-Kriterium, bietet dem Unternehmen jedoch die Sicherheit, steuerrelevante Daten exakt so bereitstellen zu können, wie es von der Finanzverwaltung gewünscht ist.
