Ganzheitliches Kommunikationsmanagement dank eMail-Archivierung & -Management
Motivation
Mit dem Einzug der eMail hat die Kommunikation im Büroalltag eine neue Qualität erhalten. Entfernungen können mühelos und in Sekundenschnelle überbrückt und Entscheidungen so schnell herbeigeführt werden. Doch die Zahl der eMails ist schneller gewachsen als die Anpassung der Unternehmensorganisation: eMails existieren oftmals in einer Parallelwelt, da sie nicht in die Unternehmensprozesse eingebunden werden und Informationen daher nicht allen beteiligten Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Erst das eMail Management mit einer langfristigen und revisionssicheren eMail-Archivierung sichert den einheitlichen Zugriff auf relevante Informationen entlang der Unternehmensprozesse.
Lösung
Die eMail-Archivierung und das eMail Management mit dem DOXiS eMail Center der SER behandeln eMails als gleichwertigen Posteingang und ermöglichen die Integration relevanter Informationen in den geschäftlichen Zusammenhang. Da das DOXiS eMail Center ein integrativer Bestandteil der DOXiS iECM-Suite ist, stellen Sie sicher, dass Ihre eMails als ein Bestandteil Ihres gesamten Unternehmenswissens verwaltet werden. Denn nicht das Medium der Informationsübermittlung ist entscheidend, sondern der Inhalt. Daher sollten eMails gemeinsam mit Ihren übrigen Dokumenten und Daten verwaltet und revisionssicher archiviert werden. Nur mit einem übergreifenden Informationsmanagement, das alle Typen von Informationen verwalten kann, können eMails optimal zur Prozessunterstützung und damit zur Steigerung Ihrer Produktivität eingesetzt werden. Mit dem DOXiS eMail Center entscheiden Sie sich für eine moderne, modulare Lösung, die mehr kann als nur eMails sicher zu verwahren und Ihre Mail-Server deutlich zu entlasten: Das DOXiS eMail Center sorgt für eine ganzheitliche Erfassung, Verwaltung, Verteilung, Sicherung und Aufbewahrung Ihrer eMails – stets im Kontext Ihrer Geschäftsprozesse.
Produkt-Features
eMail-Archivierung und eMail Management auf einen Blick:
- Sicherstellen der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
- Höhere Kundenzufriedenheit durch eine schnellere und bessere Bearbeitung der eMails
- Rechtesystem schützt vor unberechtigtem Zugriff auf eMails und Dokumente
- Kostengünstiges Speichermanagement und geringerer Investitionsbedarf durch Wegfall von Erweiterungen der Server-Infrastruktur
- Direkte Zuordnung der eMail zum Geschäftskontext (Absender, Inhalt, Geschäftsfall, Zeitpunkt etc.) dank DOXiS ICC (Intelligent Context Control)
- Intelligente Klassifikation und Anstoßen von Geschäftsprozessen
- Direkter Zugriff auf Akten und Vorgänge, dadurch geringere Suchzeiten und Entlastung der Mitarbeiter
- Leichte Installation und Integration in bestehende IT-Umgebungen
- Dank automatischer Archivierung und zentraler Steuerung Minimierung des Administrationsaufwandes
- MS Outlook und Lotus Notes gewinnen an Performance durch deutliche Entlastung der Mail-Server
- Information Lifecycle Management (ILM) gewährleistet das gesetzeskonforme Löschen von Dokumenten
- Zentrale, einheitliche Administration von DOXiS eMail Manager (eMail-Archivierung) und DOXiS File Manager (Dateiarchivierung) durch einheitliche technologische Plattform
- Verwaltung mittels Snap-In für Microsoft Management Console (MMC) ermöglicht Microsoft-erfahrenen Administratoren eine einfache Orientierung
- Durch Multi-Domänen-Support können verschiedene Microsoft-Domänen an die DOXiS iECM-Basisdienste angebunden werden
Anwendungsgebiete
- Archivierung und Verwaltung von eMails auf Unternehmens- oder Abteilungsebene
- Regelbasierte automatische und manuelle Archivierung möglich
- Anbindung an ERP- und CRM-Systeme wie z.B. SAP
- Einhaltung von Compliance-Anforderungen wie SOX und GDPdU
- Business Collaboration ermöglicht die Arbeit über Webzugang oder auch drahtlose Clients mit integrierten eMail-, Instant-Messaging- und Zeitplanungs-Funktionen sowie Aufgaben- und Kontakt-Management zu arbeiten – und das weltweit
- Sichere Verknüpfung von eMails zu elektronischen Akten wie Kunden-, Lieferanten-, Personalakten etc.
- Offlineverfügbarkeit z.B. für Notebooknutzer
Referenzen
Interessante Kundenanwendungen mit dem DOXiS eMail Center finden Sie in der linken Spalte. Ein Klick auf den Kundennamen und Sie erfahren mehr.
