Wirtschaftlich optimale Informations- und Geschäftsprozesse mit Enterprise Content Management
Es gibt heute wohl kaum noch mittelständische und große Unternehmen, die sich nicht mit der Frage konfrontiert sehen, ob sie eine iECM-Lösung einführen sollen oder nicht. Angesichts des wachsenden Kostendrucks und der steigenden Anforderungen an effizienten Zugang zu Informationen und Dokumenten und deren Nutzung und Verarbeitung innerhalb der Geschäftsprozesse gilt es, eine bedeutsame und richtungsweisende Entscheidung für die Zukunft zu treffen, die zu guter Letzt auch einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung unterliegt.
Nach welchen Kriterien lässt sich diese Frage entscheiden? Für integriertes Enterprise Content Management lassen sich viele technische, organisatorische und wirtschaftliche Vorteile aufzeigen, die zum Tragen kommen können. Letztendlich unterliegt es der Einzelfallbetrachtung, welcher Nutzen mit welcher Wirtschaftlichkeit bei den gestellten Aufgaben (Business Case) zum Tragen kommt.
Direkter und effizienter Informationszugang
30 Prozent der Arbeitszeit werden dem Suchen nach Informationen zugerechnet. Die herkömmliche Bereitstellung und die Suche von Informationen verursachen erhebliche Wirtschaftlichkeits- und Effizienzeinbußen, die auf Kosten der Wettbewerbsfähigkeit gehen. Wichtig zur Steigerung der Produktivität ist, dass die richtigen Informationen auch zur richtigen Zeit, im richtigen Zusammenhang und zu den richtigen Kosten verfügbar sind und sich bedarfsgerecht in die Geschäftsprozesse integrieren lassen. Dabei spielt die Integration der verschiedenen Informationsquellen eine große Rolle, damit Inkonsistenzen der gespeicherten Daten verhindert werden und die systemübergreifende Verfügbarkeit der Informationen gewährleistet ist.
Aufbewahrung und Sicherung von Daten, Informationen und Dokumenten
Diente ECM früher dazu, Informationen zu sichern, zu managen und schneller bereitzustellen, so gibt es jetzt weitere essentielle Gründe: GDPdU, GoBs, Basel II, Sarbanes-Oxley-Act, Digitale Signatur. Der unternehmerischen Notwendigkeit folgt jetzt auch die gesetzliche. Die hiermit verbundenen Kosten der Aufbewahrung können durch Digitalisierung (Übergang von der Papier- zur elektronischen Archivierung), einheitliche Datenspeicher (Repositories) und wertbezogene Speicherung der Informationen innerhalb des Lebenszyklus deutlich gesenkt werden.
Einsparungen durch Prozessoptimierung und –automatisierung
Strategische Gründe für Workflow und Business Process Management (BPM) sind kürzere Durchlauf- und Reaktionszeiten sowie eine Erhöhung der Flexibilität des Unternehmens, um somit einen schnelleren Time to Market zu realisieren. Aus wirtschaftlicher Sicht spricht für BPM die Steigerung der Effizienz und Wirtschaftlichkeit, die Unterstützung des Wachstums und eine bessere Ausnutzung der Ressourcen.
Geschäftsprozesskonformität und -durchgängigkeit
Nach wie vor bestehen erhebliche Lücken in den Geschäftsprozessen. Informationen stehen innerhalb der betrieblichen Prozesse nicht dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Ebenso fehlt es an der Durchgängigkeit der elektronischen Geschäftsprozesse. Der Dokumenteneingang ist eines der prominentesten Beispiele hierfür. Dort wo Dokumente in Form von Post, Faxen, eMails etc. Eingang in die Unternehmen finden, sind fehlende automatisierte elektronische Prozesse ausschlaggebend für lange Bearbeitungs-, Reaktions- und Durchlaufzeiten. Das Schließen der Lücken und die Automation der organisatorischen „Schnittstellen“ zwischen Arbeitsschritten und Abteilungen der betrieblichen Ablauforganisation führen zu erheblichen Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen.
Einsparungen durch Wegfall aufwendig zu programmierender Schnittstellen
Die DOXiS iECM-Suite sichert durch Konnektoren die optimale funktionale, organisatorische und wirtschaftliche Zusammenarbeit einzelner Komponenten innerhalb der Suite. Dagegen zu setzen sind die Kosten und der Integrationsaufwand, die durch die Implementierung, Betriebsführung und Wartung von technischen Schnittstellen und Anwendungen unterschiedlicher Hersteller entstehen.
Reduzierung von Betriebskosten durch Konsolidierung
Innerhalb des Enterprise Content Management stellt die Konsolidierung des Informationsmanagements eine zentrale Aufgabe dar. Zielsetzung ist es, Infrastrukturen auf einen ressourcen- und kostenoptimalen Kern zu optimieren. So lassen sich Überkapazitäten verhindern und Betriebsführungs- und Prozesskosten reduzieren.
Konsolidierung des Datenmanagements
Die Konsolidierung der Datenbasis in einheitliche Formate und Repositories ist eine weitere Variante der Konsolidierung, mit der Kosten reduziert, die Konsistenz von Daten gesichert und die Verfügbarkeit innerhalb der Geschäftsprozesse optimiert werden können. Entsprechende Konsolidierungen schlagen sich nicht nur auf Anwendungen, sondern auch auf die Kosten für Server- und Storage-Ressourcen nieder.
Konsolidierung betrieblicher Anwendungen
Die Konsolidierung der Anwendungen verringert Administrationsaufwendungen, erhöht die Produktivität der Mitarbeiter und senkt die Prozesskosten für das Unternehmen. Insbesondere die Durchgängigkeit der Komponenten der DOXiS iECM-Suite sowie die Möglichkeit der Integration ihrer Funktionalität in vorhandene Produktivsysteme wie ERP, CRM etc. erhöht durch Komplexitätsreduktion auf Anwenderebene die Effizienz der Mitarbeiter und minimiert den Trainingsaufwand für die Bedienung neuer Funktionalitäten.
