Integration schafft Gemeinsamkeiten
Der Aufbau eines unternehmensweiten Informationsmanagements beschert eine Vielzahl von Integrationsaufgaben, die sich durch ein ganzheitliches, integriertes Enterprise Content Management lösen lassen.
Hinter der DOXiS iECM-Suite steht ein neues Technologiekonzept, das die Grenzen bislang separat entwickelter Systeme überwindet. Der ECM-Motor heißt Konvergenz. Die Technologiebereiche für Capturing, Archivierung, Information Lifecycle Management, DMS, Workflow, Business Process Management und Knowledge Management, die sich bislang parallel entwickelt haben, fließen jetzt zusammen. Dies gilt für Einzelanwendungen gleichermaßen wie für deren heterogene technische Plattformen und Nutzungsmodelle.
Während bei der Entscheidung für ein Archiv-, DMS- oder Workflow-Produkt auf die Art und Weise der in der Software verarbeiteten Informationen oder Prozesse Wert gelegt wird, scheint sowohl die Integration der Systeme unterschiedlicher Hersteller als auch einzelner Produkte eines Herstellers unter „Schnittstellen-Programmieraufwand" unterbewertet oder im vertrieblichen Prozess des Softwareherstellers ausgeklammert zu werden. Doch gerade diese Schnittstellen bilden, wenn unzureichend implementiert, die Brüche in den applikationsübergreifenden Geschäftsprozessketten, welche unternehmensweite Transparenz verhindern, redundante Arbeitsprozesse verursachen und zu nicht kalkulierten Mehrkosten bei der Implementierung und im Betrieb führen.
Wirkliche integrierte Enterprise Content Management-Lösungen dagegen sind in sich homogen und konsistent. Sie kommunizieren intern nicht durch Konnektoren oder oberflächlich programmierte Schnittstellen, sondern setzen wie die DOXiS iECM-Suite eine intelligente Frameware ein. Derartige iECM-Architekturen leben von der Simplifizierung und bauen damit auf Standards. Die integrierte Enterprise Content Management Suite der SER Solutions beruht auf einem vollständig integrierten Produktansatz. Ein Komponenten-Modell bietet dabei in mehreren Schichten die notwendige Infrastruktur für beliebige Anwendungen und Services an. So lassen sich gleiche Funktionalitäten in unterschiedlichen Anwendungen nutzen. Dies gilt sowohl für die unterschiedlichen Clients der DOXiS iECM-Suite als auch für vorhandene Drittsysteme wie SAP, MS Navision, Oracle, J.D.Edwards, Varial etc. (Enabling), die auf die Funktionalität, Informationen und Prozesse der iECM-Services zugreifen. Der Vorteil ist, dass für jede Funktionalität jeweils nur noch ein Service bereitgestellt wird und so aufwendig zu pflegende und ebenso teure Redundanzen vermieden werden. Dieser Ansatz bietet darüber hinaus die Möglichkeit, ein zentrales Content Repository aufzubauen. Dadurch lässt sich der Content einheitlich indizieren und beschreiben, was syntaktische und semantische Datenintegrationsprobleme vermeidet. Ebenso zentralisieren lassen sich z.B. Administration (z.B. Benutzerverwaltung und Berechtigungskonzepte), Recovery- und Logging-Mechanismen.
Der Vorteil einer derartigen ganzheitlichen Architektur liegt auch darin, dass Teile des DOXiS iECM als eigenständige Lösungen sinnvoll ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System nutzbar sind. So wächst iECM mit den Anforderungen in den Unternehmen jederzeit mit.
Entscheidender Vorteil von iECM ist die zentrale Informationsverfügbarkeit im ganzen Unternehmen. Daher spielt die Integration der verschiedenen Informationsquellen eine große Rolle, damit Inkonsistenzen der gespeicherten Daten verhindert werden und die systemübergreifende Verfügbarkeit der Informationen gewährleistet ist. Dazu gehört auch die referenzielle Integrität zwischen unterschiedlichen Systemen. Sie sorgt dafür, dass Verweise nicht ins Leere laufen, z.B. wenn in einem Vorgang eines Workflow-Systems ein Verweis auf ein Dokument zielt, das mittlerweile im DMS-System gelöscht wurde. Die Datenintegration ist aber kein Selbstzweck. Wichtig für eine Steigerung der Produktivität ist, dass die richtigen Informationen auch zur richtigen Zeit, im richtigen Zusammenhang und zu den richtigen Kosten verfügbar sind und sich bedarfsgerecht in die Geschäftsprozesse integrieren lassen.
