SER Solutions Deutschland GmbH

Zu Lande, zu Wasser und in der Luft erfolgreich mit Enterprise-Content-Management von SER

In der IT liegt das entscheidende Potenzial zur erfolgreichen Differenzierung von Logistikunternehmen im Wettbewerb. Dazu gehören nicht nur Systeme für Sendungsverfolgung, Online-Auftragserfassung, oder elektronische Rechnungsübertragung. Schlüsseltechnologie für eine zentrale Informationsverwaltung, -verteilung und -erschließung in der Verwaltung sind Enterprise-Content-Management-Systeme mit dynamischem Akten­management und integrierter automatischer Dokumenteneingangsbearbeitung.

Ohne intelligente IT-Infrastruktur sind Logistikunternehmen heute nicht mehr denkbar. Unternehmen, die der Informationstechnologie schon frühzeitig eine besondere strategische Bedeutung beigemessen haben, verzeichnen eine überdurchschnittliche Ertragsentwicklung. Nur etwa 15 Prozent der Kosten eines Logistikunternehmens entstehen tatsächlich für den Transport der Ware von Punkt A zu Punkt B. Die eigentlichen Kostentreiber und damit auch die wesentlichen Einsparungspotenziale sind in anderen Bereichen zu suchen. Hier kann der intelligente Einsatz von Informationslogistik helfen, die Kosten zu senken und Prozesse zu verschlanken. 
 
Nachteile papiergebundener Aktenbearbeitung überwinden
 
Transparenz und Geschwindigkeit sind die bestimmenden Erfolgsfaktoren in der Logistik. Kunden erwarten jederzeit Auskunft über den Status ihrer Aufträge und den Verbleib ihrer Waren. Dies erfordert eine präzise Organisation im Back-Office, die ohne ein integriertes und intelligentes Enterprise Content Management heute nicht mehr zu leisten ist. Die Schwachstellen herkömmlicher, papierbasierter Akten liegen auf der Hand: Sachbearbeiter haben keinen unmittelbaren Zugriff auf den Aktenbestand und auch keine direkten Recherchemöglichkeiten. Bei Bedarf müssen die Unterlagen extra angefordert und geliefert werden. Befindet sich die benötigte Akte gerade bei einem anderen Sachbearbeiter, sind Wartezeiten nicht zu vermeiden, da ein gleichzeitiger Zugriff mehrerer Bearbeiter auf eine Papier-Akte nicht möglich ist. Lange Transport- und Bearbeitungswege führen ebenfalls zu Verzögerungen. Der Nachweis für den Verbleib einer Akte gestaltet sich oft schwierig, wenn Akten von einem Bearbeiter zum nächsten weitergegeben werden, ohne dass die Akten-verwaltende Stelle darüber Bescheid weiß.
 
Dynamisches Akten-Management in der Logistik-Branche
 
Die Nachteile papierbasierter Vorgangsbearbeitung überwinden Logistikunternehmen durch den Einsatz integrierter Enterprise Content Management Systeme wie die DOXiS iECM-Suite von SER, die den Dokumentenfluss digitalisiert entlang der Supply Chain vom Posteingang über die Dokumentenbearbeitung und Aktenverwaltung bis zur revisionssicheren Archivierung unterstützen. Zentrales Arbeitsmittel der Sachbearbeiter sind die elektronischen Akten. Dokumente wie Frachtbriefe, Ablieferbelege, Zollpapiere oder Lieferscheine werden den Kunden- oder Auftragsakten zugeordnet so dass der Sachbearbeiter oder Vertriebsmitarbeiter nicht im Archiv nach Einzeldokumenten suchen muss, sondern alle Informationsobjekte vollständig in der Akte gebündelt zur Verfügung hat. Elektronische Aktenmodelle und Aktenpläne sorgen für klare Ablagestrukturen und korrekte Zuordnung neuer Dokumente.
 
Erhebliche Zeitersparnis erzielen Logistikunternehmen durch den zusätzlichen Einsatz automatisierter Systeme für die Dokumenteneingangsbearbeitung wie dem DOXiS Inbound Center von SER. Neu ankommende Schriftstücke werden mit dem DOXiS InboundMaster automatisch analysiert sowie klassifiziert und der richtigen Akte zugeordnet. Dabei können relevante Daten automatisch aus strukturierten und unstrukturierten Dokumenten ausgelesen und an weiterverarbeitende Produktivsysteme übergeben werden. So sind die Akten und Produktivsysteme immer auf dem aktuellsten Stand. Die berechtigten Mitarbeiter erhalten eine zentrale Zugriffsmöglichkeit auf alle benötigten Akten und Dokumente. In wenigen Sekunden stehen die Informationen auf dem Bildschirm zur Verfügung. Zeitraubende Aktensuche gibt es nicht mehr. Dies erhöht die Auskunftsfähigkeit der Sachbearbeiter bei telefonischen Nachfragen, da sie sofort alle benötigten Informationen im Zugriff haben. Teamarbeit ist ebenfalls kein Problem mehr, da zeitgleich mehrere Mitarbeiter auf eine Akte zugreifen können.
 
GL Kayser automatisiert Bearbeitung von Speditionsrechnungen
 
Erhebliches Potenzial zur Kostenreduzierung haben Logistikunternehmen bei der Bearbeitung von Speditionsrechnungen. Die G.L. Kayser GmbH & Co. KG, die Nr. 1 unter den Logistikunternehmen des Rhein-Main-Gebietes, hat bereits positive Erfahrungen mit der intelligenten IT-Lösung DOXiS InvoiceMaster gemacht. Dank des Einsatzes der SER-Software konnte das Erfassen von Speditionsrechnungen deutlich vereinfacht werden. Mit Hilfe dieser speziellen Lösung zur Datenextraktion kann das Logistikunternehmen heute in nur vier Stunden das tägliche Belegaufkommen von circa 500 Speditionsrechnungen, die von mehr als 280 Spediteuren aus ganz Europa zugesandt werden, erfassen und digital archivieren. Früher waren etwa 25 Mitarbeiter des mehr als 200 Jahre alten Unternehmens damit beschäftigt, die Belege zu selektieren und weiterzubearbeiten. Heute werden die Belege in Sekundenschnelle gescannt, nach Absender, Adressen oder Kundennummern klassifiziert und dem entsprechenden Sacharbeiter weitergeleitet. Dadurch wird auch gleichzeitig der Workflow erheblich verbessert. Gleichzeitig werden die Rechnungen automatisch in der Finanzbuchhaltungssoftware sowie in den gesetzlich vorgeschriebenen Speditionsanwendungen gespeichert. Während früher den Frachtgütern Disketten auf dem LKW beigelegt wurden, gibt es heute zwischen den Unternehmen einen weitestgehend automatisierten Belegfluss. Dies hat nicht nur zur Verringerung der manuellen Bearbeitungszeit um etwa 40 Prozent geführt, sondern auch zu einer besseren Auslastung des Personals sowie zu einer Optimierung der Rechnungsprüfungsprozesse. Zudem werden die Belege heute nach dem Scannen vernichtet, was zu einer deutlichen Verringerung des Papierarchivs geführt hat.
 
Neue Herausforderung: Elektronische Steuerprüfung
 
Mit dem Inkrafttreten der GDPdU am 01.01.2002 gibt es für Logistikunternehmen einen weiteren, guten Grund für die Einführung eines elektronischen Archivs: Für die seither erlaubten digitalen Betriebsprüfungen müssen Logistikunternehmen alle digital erstellten steuerrelevanten Daten aus ERP- sowie nebengeordneten Systemen wie Lohnabrechnungssysteme und elektronische Fahrtenbücher in maschinell auswertbarer Form aufbewahren. Mit der ersten GDPdU-Komplettlösung von SER und AUDICON erfüllen Speditions- und Logistikunternehmen die Anforderungen der Finanzbehörden. Mit dem auswertbaren Archiv von SER ist es erstmals möglich, digitale steuerrelevante Daten über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von 10 Jahren und mehr außerhalb der Ursprungssysteme GDPdU-konform aufzubewahren und alle drei gesetzlich zulässigen Zugriffsarten der Finanzverwaltung zu ermöglichen. 

Success Stories

Spedition Stähler: Den Papierbergen den Kampf angesagt

Die Spedition Stähler aus dem hessischen Elz entschied sich für die Archiv-Software von SER und nutzte auch das Angebot für eine Speicherlösung. 11 Arbeitsplätze sind mit Software von SER ausgestattet. Damit brauchen die Mitarbeiter keine Papierakten mehr zu suchen, sondern können sich die gewünschten Dokumente auf Knopfdruck am Bildschirm ansehen. >>

Broschüren

DOXiS Inbound Center

Automatisierte Verarbeitung des gesamten Posteingangs (PDF) >>

DOXiS Broschüre - Besser für Ihr Business

Eine ganzheitliche Suite für: Automatisierte Posteingangsbearbeitung, Elektronische Archivierung, Dokumenten-Management, Elektronische Akten, eMail-Archivierung & -Management, Business Process Management und Wissensmanagement (PDF) >>

Elektronische Akten – Das Informationscockpit für mehr Produktivität

Elektronische Akten ermöglichen den effizienten, standortübergreifenden und sicheren Zugriff auf vollständige Informationen und Dokumente. Neben allgemeinen Informationen zu elektronischen Akten werden 9 Referenzprojekte unterschiedlicher Aktenarten präsentiert. (PDF) >>