SER Solutions Deutschland GmbH

Bei Anruf schnelle Auskunft

Anruf und immer sofort die richtige Auskunft – das wünschen sich die Verbraucher von ihren Kundenbetreuern im Handel. Möglich ist dies durch digitale Kundenakten, die im Call Center alle wichtigen Informationen zu Bestellungen, Rechnungen, Korrespondenz und mehr auf Knopfdruck zur Verfügung stellen.

Zwar haben viele Handelsunternehmen mittlerweile Call Center eingesetzt, um ihre Kundenbetreuung zu verbessern, aber die Qualität der Antworten lässt in vielen Fällen zu wünschen übrig. Oft erhalten die Verbraucher bei telefonischen Kundenanfragen keine zufrieden stellenden Antworten auf ihre Probleme. Nur die wenigsten Kundenanfragen bezüglich Bestellungen, Liefertermine etc. können unmittelbar geklärt werden. Ursache für die geringe Qualität in der telefonischen Kundenbetreuung ist vor allem, dass die Mitarbeiter im Call Center nicht über alle notwendigen Informationen verfügen. Nur die wenigsten Unternehmen arbeiten zurzeit mit elektronischen Kundenakten, die auf Knopfdruck alle aktuellen und historischen Daten zum Kundenkontakt einschließlich der brieflichen und E-Mail-Korrespondenz enthalten.

Elektronische Akten: So einfach wie Papier

Integrierte Lösungen für elektronische Akten und eine workflow-gesteuerte Sachbearbeitung können im Handel zu erheblichen Qualitätssteigerungen bei der Kundenbetreuung beitragen. Solche digitalen Akten ermöglichen die gleiche Handhabung wie Papierakten, bieten aber deutlich mehr Funktionalität, Geschwindigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sicherheit. Gerade der Kundenservice profitiert davon, wenn Akten mit der Gesamtheit aller Kundeninformationen von aktuellen oder früheren Bestellungen über Rechnungen bis zur Korrespondenz auf Knopfdruck zur Verfügung stehen und sie nicht mehr extra aus anderen Organisationseinheiten angefordert werden müssen. Der Aufbau solcher digitaler Akten lässt sich flexibel an die Erfordernisse eines Unternehmens anpassen. eAkten können die verschiedensten Arten von Dokumenten wie beispielsweise eingescannte Eingangspost, Office-Dokumente, Web-Dokumente, E-Mails, Notizen, Statusinformationen zu Vorgängen enthalten, aber auch Links zu Webseiten.

Digitaler Helfer für die richtigen Antworten

Erste Handelsunternehmen wie etwa der Baur Versand machen es vor, wie moderne Technologien im Interesse einer höheren Qualität im Kundenservice genutzt werden können. Die mehr als 100 Kundenberater beantworten pro Jahr etwa 800.000 Anfragen und sind rund um die Uhr telefonisch erreichbar. Unterstützt werden sie dabei durch die elektronische Kundenvorgangsakte (KVA) auf Basis der DOXiS Workflow-Lösung von SER. Damit können die Berater die gewünschten Auskünfte meist schon direkt am Telefon geben, weil sie die gesamten kundenrelevanten Informationen per Mausklick auf dem Bildschirm verfügbar haben. Sogar die Briefe aus Mailings sind hinterlegt, so dass bei einer telefonischen Nachfrage sofort Bezug darauf genommen werden kann. Aber auch die Bearbeitung von Reklamationen profitiert von diesem digitalen Helfer, da die gesamte Kundenhistorie auf einen Blick nachvollziehbar ist.

Weitere Informationen zum Thema elektronische Akten finden Sie im Lösungsbereich unter Records Management.

Success Stories

Porta investiert in unternehmensweite Prozessautomatisierung

Das Möbelhaus Porta mit Firmensitz in Porta Westfalica erreichen täglich bis zu 5.000 Rechnungen von 2.700 Lieferanten. Um die Belegflut in der zentralen Kreditorenbuchhaltung zu bewältigen, beschloss der langjährige SER-Archivkunde Porta die Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung mit dem DOXiS InvoiceMaster von SER. Die selbstlernende SER-Lösung spart den Sachbearbeitern einen großen Teil der bisher notwendigen manuellen Erfassung der Buchungsdaten und rechnete sich bereits nach sechs Monaten. >>

BAUHAUS: Mehr Rentabilität mit Invoice Management

BAUHAUS hat sein bereits 1996 eingeführtes SER Archiv mit dem DOXiS InvoiceMaster erweitert. Die SER-Lösung verarbeitet den kompletten Rechnungseingang, an Spitzentagen bis zu 6.000 Rechnungen von 1.200 in- und ausländischen Lieferanten. Bereits einen Tag nach dem Rechnungseingang sind heute alle Warenrechnungen erfasst, geprüft und verbucht und können innerhalb der Skontofristen angewiesen werden. Die Belegdaten werden automatisch extrahiert und an das Rechnungsprüfungssystem sowie an SAP R/3 übergeben. >>

Broschüren

DOXiS Broschüre - Besser für Ihr Business

Eine ganzheitliche Suite für: Automatisierte Posteingangsbearbeitung, Elektronische Archivierung, Dokumenten-Management, Elektronische Akten, eMail-Archivierung & -Management, Business Process Management und Wissensmanagement (PDF) >>

Elektronische Akten – Das Informationscockpit für mehr Produktivität

Elektronische Akten ermöglichen den effizienten, standortübergreifenden und sicheren Zugriff auf vollständige Informationen und Dokumente. Neben allgemeinen Informationen zu elektronischen Akten werden 9 Referenzprojekte unterschiedlicher Aktenarten präsentiert. (PDF) >>