Referenzen
Europaweites Archivmanagement in der Bauwirtschaft
Die IT-Infrastruktur ist der Lebensnerv, die „Hauptschlagader“ jedes Unternehmens insbesondere in einem internationalen Baukonzern wie der BAUHOLDING STRABAG Gruppe, die zu den zehn größten europäischen Baukonzernen zählt. STRABAG - die operative Marke der BAUHOLDING ist in allen Bereichen der Bauindustrie tätig und steht als bedeutendes europäisches Bauunternehmen weltweit im Einsatz. Rund 33.000 Mitarbeiter an über 500 Standorten erbrachten 2003 Bauleistungen von rund 5,6 Milliarden Euro. Höchste fachliche Kompetenz, zukunftsorientiertes Know-how und eine hervorragende interne IT-Infrastruktur erlauben es der STRABAG, auch den anspruchsvollsten Kundenwünschen nachzukommen – sicher, wirtschaftlich, rasch und flexibel.
Ein Kernstück der europaweiten IT-Infrastruktur des Konzerns ist die DOXiS iECM Archivlösung der SER, die nahtlos in die kaufmännische Kernapplikation, eine Eigenentwicklung des Baukonzerns, integriert wurde. Haupteinsatzgebiet ist die Archivierung der Druckausgabe-Dateien (Spool-Dateien) der kaufmännischen Verwaltungssoftware und die Image-Archivierung von Eingangsrechnungen, Kassenbüchern, Geräteakten und Verträgen. Seit 1994 wurden rund 34 Millionen Dokumente archiviert - das voluminöse, kostspielige und zeitaufwändige Papierarchiv ist endgültig Vergangenheit.
Die SER-Lösung: Ideale Ergänzung des kaufmännischen Systems
Der umfassende Baugeräte- und Baumaschinenpark der STRABAG wird von einer eigenen Servicegesellschaft, der BMTI – Baumaschinen Technik International GmbH verwaltet. Aus der Notwendigkeit der regionalen Verteilung ist auch die Verwaltung der Geräteakten Teil des Archivmanagements. In den Geräteakten werden alle relevanten Dokumente eines Anlagegutes erfasst. Über die Inventarnummer, die bereits in der Anlagenbuchhaltung erfasst wurde, scannt der Verantwortliche der BMTI die erforderlichen Dokumente für diesen Akt. Dazu zählen die Geräteanforderung, die Dokumente des Beschaffungsvorgangs und verschiedenste Verträge. „Eine Baumaschine hat keinen fixen Einsatzort. Heute ist sie auf einer Baustelle in Innsbruck, nächstes Monat in Salzburg und im übernächsten Monat im Raum Wien“, so Mag. Alfred Altersberger, Geschäftsführer der INFOSYS. Im Reparaturfall könne man jetzt unabhängig vom Standort Einblick in die Dokumente des jeweiligen Geräteakts nehmen. Alle erfassten Daten wie Gewährleistungsansprüche, Reparaturintervalle, Auffälligkeiten (z.B. häufig wiederkehrende Reparaturen), etc. sind sofort ersichtlich. Ein weiteres Anwendungsgebiet ist die Schadensfallbearbeitung im Versicherungsbereich: „Hier wird das Papier nicht mehr in Ordnern aufbewahrt sondern zum jeweiligen Schadensfall gescannt.“
Die nahtlose Integration in die STRABAG-Applikation erlaubt das direkte Aufrufen des Originalbelegs aus der Host-Umgebung, in der auch die Berechtigungsprüfung erfolgt. Auf Knopfdruck wird der DOXiS iECM Archiv-Client angestoßen. Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter können jederzeit, schnell und gezielt Einblick in die archivierten Originaldokumente nehmen. „Das unproduktive Suchen und Anfordern von Unterlagen in der Zentrale gehört damit endgültig der Vergangenheit an. Die Produktivität und Wirtschaftlichkeit der Bearbeitungs- und Prüfprozesse wurde dadurch enorm verbessert. Außerdem würde die Lagerung respektive Archivierung unseres Dokumentenaufkommens in einem Papierarchiv einen enormen Platzbedarf erfordern und horrende Kosten verursachen. Kurzum: Für unser kaufmännisches System war und ist es die ideale Ergänzung“, beschreibt Alfons Marschnig, Leiter des Rechenzentrums, die zentralen Vorzüge des Systems.
Success Stories
STRABAG: Kaufmännische IT-Lösung mit unternehmensweitem DOXiS Archiv
Der internationale Baukonzern STRABAG ist in allen Bereichen der Bauindustrie tätig. Ein Kernstück seiner europaweiten IT-Infrastruktur ist das DOXiS iECM Archiv von SER, das nahtlos in die kaufmännische Kernapplikation des Konzerns integriert wurde. Haupteinsatzgebiet ist die Archivierung der Druckausgabe-Dateien (Spool-Dateien) der kaufmännischen Verwaltungssoftware und die Image-Archivierung von Eingangsrechnungen, Kassenbüchern, Geräteakten und Verträgen - seit 1994 rund 34 Millionen Dokumente. >>
Spitzke AG: Wo ist die Rechnung?
Im Rahmen ihrer unternehmensweiten und funktionsübergreifenden Digitalisierungsstrategie hat die SPITZKE AG eine automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung mit elektronischer Archivierung von SER eingeführt. Der Spezialist für Schienensysteme und Bahnanlagen verkürzt damit Bearbeitungszeiten und sorgt für mehr Transparenz im Rechnungswesen. Der DOxis InvoiceMaster ist integriert mit der Branchenlösung BAU financials von Nemetschek. >>
Broschüren
DOXiS Broschüre - Besser für Ihr Business
Eine ganzheitliche Suite für: Automatisierte Posteingangsbearbeitung, Elektronische Archivierung, Dokumenten-Management, Elektronische Akten, eMail-Archivierung & -Management, Business Process Management und Wissensmanagement (PDF) >>
