SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.
Seit mehreren Jahren gelten die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) nun schon. Seit dem 01.01.2002 hat die Finanzverwaltung das Recht, auf steuerrelevante Daten - auch vorangegangener Wirtschaftsjahre - zuzugreifen. Mittlerweile hat das BMF (Bundesministerium der Finanzen) viele der 14.000 Betriebsprüfer in der Anwendung ihrer IDEA Prüfsoftware der AUDICON GmbH geschult. Es wurden bereits zahlreiche digitale Betriebsprüfungen durchgeführt. Die Finanzverwaltung wird ihre Prüfungsrechte ausschöpfen. Die neue Prüfsoftware erlaubt, innerhalb kürzester Zeit große Datenmengen zu analysieren, teils automatisiert mit Hilfe von Prüfmakros. Steuerpflichtige Unternehmen, die das Thema bisher auf die lange Bank geschoben haben, müssen das Versäumte nun schleunigst nachholen und ihre EDV fit für die Anforderungen der GDPdU machen.
Die GDPdU schreiben vor, dass alle originär elektronisch erstellten, steuerrelevanten Daten und Dokumente innerhalb des gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraums von bis zu 10 Jahren und länger in digital auswertbarer Form aufbewahrt werden müssen. Bei einer Betriebsprüfung kann der Steuerprüfer die Art des Datenzugriffs frei wählen: Er kann vor Ort im unternehmenseigenen System selbst die Daten auswerten, er kann einen Mitarbeiter des Unternehmens die gewünschten Auswertungen erstellen lassen und er kann zusätzlich die Erstellung eines Datenträgers verlangen.
Nicht wenige Unternehmen vertreten den Standpunkt, sie könnten sich mit der Vorbereitung auf die elektronische Steuerprüfung immer noch Zeit lassen, da die nächste Prüfung vielleicht erst in ein paar Jahren ansteht. Manche hoffen darauf, durch Buchführungserleichterung einen Aufschub zu erhalten. Einige Unternehmen vertreten trotz Unkenntnis der Gesetzeslage die Ansicht, sie seien für die Anforderungen der GDPdU gerüstet, obwohl dies gar nicht der Fall ist. Doch Unwissenheit schützt bekanntlich nicht vor Strafe. Wer sich nicht rechtzeitig auf digitale Betriebsprüfungen einstellt, riskiert nicht nur Sanktionen der Finanzverwaltung sondern auch einen hohen personellen und finanziellen Aufwand für die nachträgliche Datenaufbereitung. Je länger die Unternehmen untätig bleiben, desto größer werden später die Probleme, die GDPdU-Anforderungen in die Tat umzusetzen.
Ganzheitliches Kommunikationsmanagement
GDPdU: Die Uhr läuft!