Teamplay: Leistungsstarke ECM-Funktionen für Microsoft Anwendungen
Der Umgang mit elektronischen Dokumenten und Dokumenten-Images wird innerhalb von Unternehmen und Organisationen heute mehr und mehr zur Selbstverständlichkeit. Längst übernehmen dabei Standard-Office-Anwendungen Aufgaben, die zuvor noch über kundenspezifische Applikationen und dedizierte Clients realisiert wurden. Die Microsoft Betriebssystemplattformen, der Windows Explorer, die Familie der Microsoft Office-Produkte und der SharePoint Portal Server spielen dabei eine zentrale Rolle und werden zu täglich genutzten Werkzeugen. Auch das ERP-System Microsoft Dynamics NAV gewinnt an Bedeutung.
DOXiS trägt diesem Trend Rechnung. Mit seinen Modulen zur Microsoft-Integration lassen sich Archiv- und Workflow-Funktionen sowie die automatisierte Dokumenteneingangsverarbeitung einfach in die Microsoft-Umgebungen integrieren. Sie können direkt aus der jeweiligen Microsoft-Anwendung heraus gestartet werden, ohne dabei die jeweilige Anwendung zu verlassen.
Windows und Office-Produkte
DOXiS SmartArchiver und DOXiS SmartOffice bieten dem Anwender überall dort, wo kein voll funktionaler Archiv- und Workflow-Client wie z.B. DOXiS evITA erforderlich ist, die entsprechende Funktionalität über Einbettung in die Microsoft-Menüstrukturen. Die Funktionalität des DOXiS SmartArchiver ist innerhalb des Windows Explorers über das Kontextmenü (= rechte Maustaste) erreichbar. DOXiS SmartOffice integriert die DOXiS-Funktionen in die Menüstruktur der MS Office-Programme. Je nach Konfiguration und vergebenen Rechten sind mit den beiden DOXiS-Modulen eine Auswahl oder sämtliche der nachfolgend beschriebenen Optionen zur Archivierung in DOXiS Archiv und zum Anstoßen von Prozessen und Vorgängen im DOXiS BPM aufrufbar. Neben dem unmittelbaren Aufruf zur Archivierung lassen sich Dokumente auch durch die Anwendung von Regeln auswählen und automatisch im Hintergrund archivieren. Mit DOXiS SmartArchiver und DOXiS SmartOffice sind folgende DOXiS-Funktionen in MS Office verfügbar:
Archivierung und Wiederherstellung von Dokumenten:
- Manuelle Archivierung
- Automatische Archivierung durch Anwendung von Regeln
- Anzeige und Wiederherstellen archivierter Dokumente im Windows Explorer
Start von Prozessen mit DOXiS BPM:
- Zu einem ausgewählten Dokument wird in DOXIS BPM direkt ein neuer Vorgang gestartet, der das Dokument referenziert
- Verwendung der Dokumenteigenschaften zur Indizierung des Vorgangs und zur automatischen regelbasierten Auswahl des passenden Prozessmodells
- Einfache Initiierung und Automatisierung von administrativen Prozessen auf Basis entsprechender Dokumentvorlagen (z.B. Reisekostenanträge, Netzwerkanträge etc.)
eMail-Archivierung für Outlook/Exchange
Das DOXiS eMail Center stellt umfassende Funktionen zur effizienten und gesetzeskonformen Bearbeitung von elektronischen Mails mit MS Outlook/Exchange bereit: Zuordnung, Beantwortung, Archivierung und Recherche bilden die Kernelemente für ein umfassendes Information Lifecycle Management für die gesamte elektronische Geschäftskommunikation. Neben einer unmittelbaren Entlastung des Mail-Systems stellt das DOXiS eMail Center sicher, dass eMails dem jeweiligen Kontext von Geschäftsprozessen zugeordnet werden und die gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Aufbewahrung über den gesamten Lebenszyklus hinweg erfüllt werden (Compliance).
Der DOXiS eMail Manager stellt das Bindeglied zwischen Microsoft Exchange Servern und dem DOXiS Archiv dar. Dabei werden die folgenden vier grundlegenden Transaktionen durch den DOXiS eMail Manager zur Verfügung gestellt:
- Archivieren von eMails
- Wiederherstellen zuvor archivierter eMails
- Suche von eMails im Archiv
- Löschen zuvor archivierter eMails auf dem MS Exchange-Server
SharePoint Portal Server
Die Integration von DOXiS in den Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) realisiert SER über flexibel konfigurierbare Standard-Konnektoren.
Die Portalintegration über den DOXiS SharePoint Portal Connector bietet verschiedene frei positionierbare Webparts, die einen „Single Point of Access“ ermöglichen. So stehen die Funktionen der DOXiS iECM-Suite den Benutzern übr das SharePoint Portal zur Verfügung. Hierzu gehören die Arbeit mit Postkörben und Vorgängen, die Suche nach Dokumenten und das Arbeiten mit Trefferlisten aber auch die Suche nach elektronischen Akten aus DOXiS Records Management.
Die Anbindung von MOSS an das DOXiS Archiv über den DOXiS SharePoint Archive Connector liefert eine automatische, regelbasierte Archivierung und Ausdünnung von in SharePoint gespeicherten Dokumenten. Damit wird nicht nur die Dokumentenablage in SharePoint entlastet – und die Performance bleibt hoch – sondern gleichzeitig auch Revisionssicherheit und Erfüllung von Compliance Anforderungen garantiert. Über die Mechanismen von DOXiS Information Lifecycle Management kann ein archiviertes Dokument nach Ablauf konfigurierbarer Fristen auf ein kostengünstiges Speichermedium verlagert und am Ende seines Lebenszyklus gelöscht werden. Für den Benutzer ist die Archivierung der Dokumente vollständig transparent, d.h. Verweise auf die Dokumente bleiben an genau den Stellen im MOSS erhalten, wo sich die Dokumente ursprünglich befanden.
Mit der DOXiS SharePoint Integration stehen leistungsstarke ECM-Funktionen nun auch in der SharePoint Welt zur Verfügung: Dokumenten- und Records Management, Eingangsverarbeitung sowie Workflow und Archivierung. Team-orientiertes Arbeiten unter SharePoint geht einher mit der übergreifenden Verwaltung von Content Repositories, der revisionssicheren Archivierung sowie einer umfassenden Akten- und Vorgangsbearbeitung.
In der gegenseitigen Ergänzung - d.h. der Bereitstellung von SharePoint Funktionen und Diensten in den Bereichen Portal, Collaboration und WCMS einerseits und der umfassenden Funktionalität der DOXiS iECM-Suite andererseits - entsteht in der Gänze ein Portfolio, das mehr ist, als nur die Summe seiner Einzelteile. Eine perfekte Synthese, die einen weiteren Schritt im Rahmen einer einheitlichen und übergreifenden Information Lifecycle Management (ILM) Strategie für Unternehmen und Verwaltungsorganisationen darstellt.
Microsoft Dynamics NAV
Die DOXiS Navision Integration bietet sowohl eine umfassende Archivierungs-Unterstützung wie auch die Einbindung der Dokumenteneingangsverarbeitung mit dem DOXiS Inbound Center. Auf dieser Grundlage wird integriertes Enterprise Content Management mit Navision unter Einbeziehung von DOXiS wie auch anderen Systemen realisierbar. DOXiS selbst interagiert dabei über entsprechende Standard-Schnittstellen sowohl mit der Navision Datenbank wie auch mit dem Navision Application Server.
Die Archivierung von Dokumenten in Navision schließt sowohl Eingangs- wie auch Ausgangsdokumente mit ein. Der DOXiS Navision Konnektor unterstützt alle in der Praxis relevanten Ablage-Szenarien, d.h. sowohl die frühe wie auch die späte Archivierung sowie das parallele Archivieren. Über den DOXiS Archivierungs Service und die dazugehörige virtuelle Medienverwaltung erfolgt – vollständig transparent für Navision - die Anbindung von Speichersystemen, das Cache Management zur Performance-Optimierung sowie die Verwaltung von Aufbewahrungsfristen im Rahmen des Retention Managements.
Ablage und Recherche von Dokumenten wird direkt aus der Navision GUI heraus aufgerufen. Verknüpfte Dokumente wie auch Vorgänge und Akten lassen sich direkt öffnen. Ebenso können Attribute eines Navisionobjekts direkt für eine Suchanfrage in DOXiS übernommen werden - zum Beispiel Darstellung aller Dokumente eines Kunden in einer Trefferlisten. Bei der Anzeige von Dokumenten hält der DOXiS Viewer für Navision eine Vielzahl von unterstützten Anzeigeformaten wie auch Bearbeitungsoptionen bereit (Markierungen, Stempel, Annotationen, Digitale Signatur etc.).
Bei der Anbindung von DOXiS InvoiceMaster an Navision werden die aus den Eingangsbelegen ausgelesenen Werte unmittelbar mit den vorliegenden Stammdaten aus der Finanzbuchhaltung sowie Bestellinformationen und Wareneingängen abgeglichen. Der DOXiS Navision Konnektor bietet die hierzu erforderlichen zusätzlichen Schnittstellen ebenfalls an.
