Deloitte bestätigt: Sichere Archivierungs- und Workflow-Prozesse in der NÖGKK
(Neustadt/Wied / Wien, 21.11.2008) Um in Gerichts- und Behördenverfahren den ordnungsgemäßen Umgang mit Informationen nachweisen zu können, ließ die Niederösterreichische Gebietskrankenkasse (NÖGKK) ihre elektronischen Archiv- und Workflow-Prozesse einer Untersuchung durch die Deloitte Consulting GmbH unterziehen. Das positive Ergebnis bestätigt, dass die NÖGKK mit den Hard- und Softwarelösungen von Enterprise-Content-Management-Anbieter SER über sichere Dokumentenmanagement-Systeme verfügt.
Die NÖGKK setzt seit vielen Jahren eine Archivierungs- und Workflow-Lösung von SER Solutions ein. Als ein Vorreiter bei der Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen hat sie erst kürzlich einen Innovationspreis von ihrem Lieferanten erhalten. Vor einem Jahr wurde das Beratungsunternehmen Deloitte Consulting mit der Durchführung dreier Testate beauftragt, die nicht nur die Systemeinstellungen des relevanten IT-Systems, sondern auch die Einbettung in die Gesamt-IT, die Organisation und die damit verbundenen Risikobereiche zum Gegenstand der Untersuchung haben. „In Ergänzung zu gesetzlichen Normen sind an elektronische Workflow- und Archivsysteme folgende Anforderungen zu stellen“, führt Mag. Ing. Oman aus:
- Nachvollziehbarkeit des Archivierungs- und Workflow-Vorgangs
- Nachvollziehbarkeit und ordnungsmäßige Anwendung des Verfahrens
- Sicherstellung der Freigaben und ihrer Hierarchien und Rechteverknüpfungen (Workflow)
- Grundsätze der elektronischen Archivierung (10 goldene Regeln)
- Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden und mit geeigneten Retrievaltechniken wiederauffindbar und eindeutig zuordenbar sein (Rückführbarkeit)
- Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten revisionssicher möglich ist
Um die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Prozesses inklusive der Systeme überprüfen zu können, entwickelte Oman auf den Prozess der NÖGKK zugeschnittene Prüfpakete. Als Ergebnis der Begutachtung wurde ein Prüfbericht erstellt, in dem die Ordnungsmäßigkeit der Verarbeitungsergebnisse und der Reifegrad des Prozesses festgestellt wurde. Somit ist gewährleistet, dass das Dokumentenhandling in der Gebietskrankenkasse nach der Einführung der elektronischen Systeme genauso sicher ist wie zuvor.
Direktor Gerhard Stoiber, verantwortlich für den Bereich der Archiv- und Workflow-Prozesse in der NÖ Gebietskrankenkasse: „Die NÖGKK hat sich zur Aufgabe gemacht, Kosten einzusparen, bei gleichzeitiger Erhöhung der Effizienz und Sicherheit“. Daher werden seit einigen Jahren alle Eingaben und deren weitere Bearbeitungen mittels elektronischer Archiv- und Workflow-Systeme durchgeführt. Um zu gewährleisten, dass diese starke Effizienzsteigerung auch völlig sicher ist, wurde für den gesamten Prozess eine Überprüfung und Testierung durchgeführt. „Wir freuen uns, dass unserem Prozess der elektronischen Archivierung und den verschiedenen Workflows die höchstmögliche Stufe eines Prozessreifegrades bescheinigt wurde. Wir sind damit und mit unserer Software von SER auf dem besten Weg, den Herausforderungen der Zukunft zu begegnen.“, resümiert Stoiber zufrieden.
Neben der Beweiserbringung in Gerichtsverfahren sind ordnungsgemäße Archivierungs- und Workflow-Prozesse vor allem für jene Unternehmen wichtig, die ihre Papierbestände auflösen möchten. Markus Oman hat in Österreich in den letzten Jahren bereits zahlreiche Untersuchungen und Testierungen durchgeführt.
