SER Solutions Deutschland GmbH

Alle Verträge im Blick!

Motivation

Verträge regeln den ordnungsgemäßen Geschäftsverlauf zwi­schen Geschäftspartnern. Die Nichteinhaltung von Ver­trä­­gen birgt ein hohes Konfliktpotenzial: So können beispielsweise ver­säumte Fristen zu unkalkulierbaren Kosten führen. In der Praxis werden Verträge trotzdem oft unsystematisch, mit ungeeigneten Software-Tools und nicht sorgfältig genug verwaltet. Das Spiel mit dem Risiko kann teuer werden, auch für den Geschäftsführer des Klinikums selbst: denn er steht Kraft seines Amtes für die unzulängliche Organisation seiner Gesellschaft persönlich in der Haftung.

Ein Krankenhaus muss zu jeder Zeit wissen, welche Ver­trags­­fristen einzuhalten sind und welche Rechte und Pflich­ten es im Zusammenhang mit jedem einzelnen Vertrag ein­zufordern bzw. zu erfüllen gilt. Für dieses Wissen sind nicht nur die ei­gent­lichen Vertragswerke relevant, sondern die gesamte Kommunikation, die zu einem Vertrag geführt hat. Das DOXiS Vertragsmanagement erfüllt die sich stellenden Anforderungen hinsichtlich Vollständigkeit, Richtigkeit, Nachvollziehbarkeit, Überwachung und Steuerung. Dieses bezieht sich sowohl auf die Vertragswerke ‚an sich’, wie auch auf die damit einhergehenden Dokumente, Daten und Informationsobjekte wie Akten, Vorgangsinformationen etc.

Lösung

Der Abschied vom Papier ist der Schlüssel für ein sicheres und transparentes Management aller Krankenhausverträge. Die elektronische Vertragsakte bietet einen vollständigen Blick auf alle ver­trags­relevanten Informationen, indem sie die unterschiedl­i­chen Datenquellen zusammenführt. Dazu zählen neben den Vertragswerken auch Schriftverkehr in elektronischer und digitalisierter Form, Ausschreibungen, Informationen zum Ver­­­tragspartner, Angaben zu Laufzeiten und einzuhaltende Fristen und Termine, kaufmännische Daten aus dem ERP-System etc. Das DOXiS Vertragsmanagement ist die „Klam­mer“ für alle vertragsrelevanten Informationen und dient als zentraler Einstiegspunkt zur Recherche sowie zum Vertragscontrolling. Mittels Workflow-Anbindung lassen sich Arbeits­schritte für die Freigabe und das Controlling der Verträge einfach automatisieren. Die Arbeit mit der elektroni­schen Vertragsakte entspricht dank ausgereiften Archiv-, DMS- und Workflow-Funktio­nalitäten den papierbasierten Gewohnheiten – inkl. Aktendeckblatt mit den wichtigsten Vertragsinformationen.

Produkt Features

Die Vorteile des DOXiS Vertragsmanagements auf einen Blick:

• Durchgehend elektronische Verwaltung aller Klinikverträge mit den zugehörigen Vorgangsinformationen
• Revisionssichere Vertragsarchivierung in unveränderbaren Formaten (TIFF, PDF, PDF/A etc.)
• Ablage und Navigation in Aktenstrukturen
• Umfangreiche DMS-Funktionen (Check out/in, Versionierung, Annotationen) zur Vertragsbearbeitung
• Direkte Übernahme von neu erstellten Dokumenten aus MS-Office in die DOXiS Vertragsakte
• Wiedervorlagefunktion und Fristenverwaltung
• Fristenmonitor mit Benachrichtigungsfunktionen (z.B. für auslaufende und sich automatisch verlängernde Verträge)
• Bearbeitungs- und Freigabeprozesse über entsprechende Workflow-Unterstützung
• Variable Anzeige nach Verträgen, Vertragstypen, Fristigkeiten, etc.
• Inhaltsbezogene Recherche - nicht nur nach Stichworten, sondern auch nach kompletten Passagen in Vertragstexten
• Analyse der Verträge (Vertragsarten, Kosten etc.)
• Suche nach Vertragsdokumenten, Terminen, Fristen sowie Vorgängen
• Vielfältige Referenzierungsmöglichkeiten von Vertragsdokumenten und Vertragsakten
• Unterstützung bei der Risikoklassifikation
• Flexible Auswertungsfunktionen über definierbare Datenexporte und Reports (optional)
• Anbindung an führende ERP-Systeme etc.

Anwendungsgebiete

• Standortübergreifender klinikweiter direkter Zugriff auf Verträge
• Unterstützung bei Klinikfusionen (Risikoanalysen, Vertragsübernahmen durch Lieferanten / Partner etc.
• Klinikweit einheitliche Organisation des gesamten Vertragsmanagements
• Absicherung der Geschäftsführer-Haftung

Referenzen

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Broschüren

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