Automatisierte Verarbeitung von Kreditorenrechnungen

Motivation

Täglich erhalten Kliniken eine Vielzahl von Rechnungen. Abhängig von der Größe der Einrichtung, sind das bis zu mehrere Tausend pro Tag. Gleich, wie viele Rechnungen es sind, ab einem Volumen von ca. 50 Rechnungen pro Tag lohnt sich die automatisierte Verarbeitung der Rechnungen. In Krankenhausverbünden ist der Vorgang noch um ein vielfaches komplizierter: Hier kommen Rechnungen zusätzlich in den einzelnen Einrichtungen an und müssen u.U. noch an das zentrale Rechnungswesen in der Hauptverwaltung zur Erfassung und Buchung weitergeleitet werden. Die Prüfung der Rechnungen erfordert eine manuelle Verteilung auf dem Postwege. Die Verteilung wird außerdem bei mehreren Standorten und Einrichtungen erschwert. Rechnungen gehen verloren. Lieferantenanfragen zu den ausbleibenden Zahlungen und überschrittenen Zahlungszielen gehen im Rechnungswesen ein. Ein bedeutender Teil der Arbeitszeit wird mit dem Controlling des Rechnungsprüfungsprozesses unproduktiv verbraucht. Zusätzlich geht in den meisten Fällen noch Skonto verloren, da die Fristen nicht eingehalten werden können. Die tagesaktuelle Verarbeitung der Rechnungen ist in der Praxis unabhängig von der Größe der Einrichtung so beinahe unmöglich. Ein Überblick über die tagesaktuellen Verbindlichkeiten fehlt, was sich negativ auf das Liquiditätsmanagement auswirkt.

Lösung

Mit DOXiS4 InvoiceMaster lassen sich diese Prozesse automatisieren. Rechnungen werden nach dem Posteingang digitalisiert und nach Lieferanten und Buchungskreisen klassifiziert. Anschließend werden alle buchungsrelevanten Daten extrahiert und an das jeweilige ERP zur Buchung übergeben. Stimmen Wareneingang und Bestellung mit der Rechnung überein, kann der Prozess vollständig automatisch durch DOXiS4 InvoiceMaster in Verbindung mit dem ERP verbucht werden. Der Fachbegriff hierzu im Rechnungswesen heißt: Dunkelbuchung. Alle anderen Rechnungen werden elektronisch in einem Rechnungsprüfungsprozess an die entsprechenden Mitarbeiter zur Prüfung und Freigabe gegeben. Die digitalisierten Rechnungen lassen sich mit dem DOXiS4 Archiv Service automatisiert archivieren und stehen anschließend im Kontext des kreditorischen Vorgangs zur Verfügung. Mit diesen Prozessoptimierungen können weit über 50% der Arbeitszeit eingespart und wertschöpfenden Tätigkeiten zugeführt werden.

Produkt-Features:

Vorteile

  • Höchste Präzision durch Kombination vielfältiger Analysetechniken zur Datenermittlung
  • Extraktion und Validierung aller erforderlichen Kopf- und Positionsdaten
  • Analyse, Extraktion und Validierung bis auf Einzelpositionsebene (Tabellenanalyse und -extraktion)
  • Online-Abgleich (Validierung) mit dem Finanzbuchhaltungssystem
  • Mehrstufige Genehmigungsabläufe hintereinander oder parallel ("4-Augen-Prinzip")
  • Variable Prüfungsschritte - sachlich und preislich - in einem oder mehreren Schritten
  • Stellvertreterregelung, z.B. bei Krankheit oder Urlaub
  • Mandantenfähigkeit, mehrere Währungen, unterschiedliche Währungssätze etc.
  • Zentrale Übersicht und Steuerung über Rechnungseingangsbuch
  • Konnektoren zu vielen Finanzbuchhaltungssystemen
  • Tiefe Integration in SAP: Kompletter Rechnungsprüfungsprozess und Archiv Service integriert in SAP

Anwendungsgebiete

    Integrationsmöglichkeiten in alle marktgängigen ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme, z.B. SAP, Microsoft, E+S Finanzbuchhaltung, ORBIS®-Finanzbuchhaltung etc.
  • Automatisierte Rechnungserfassung
  • Rechnungsprüfungsprozesse integriert in das jeweilige ERP
  • Rechnungseingangsbuch
  • Rechnungen mit und ohne Bestellbezug
  • Verarbeitung von Sammelrechnungen und Rechnungen für Teillieferungen
  • Verarbeitung von Gutschriften und Stornierungen
  • Ausbaumöglichkeit bis hin zum kompletten Posteingang

Referenzen

Interessante Kundenanwendungen finden Sie in der linken Spalte. Ein Klick auf den Kundennamen und Sie wissen mehr.

Broschüren

LENUS Hospital Content Management

LENUS-Produktbroschüre: Die Hospital Content Management-Lösung für Krankenhäuser, Kliniken und Praxen, die das gesamte Spektrum der medizinischen, pflegerischen und administrativen Informations- und Querschnittsprozesse von der Aufnahme eines Patienten bis hin zu seiner Entlassung und der Abrechnung gegenüber dem Kostenträger unterstützt. (PDF) >>

8 Wege zum papierlosen Krankenhaus

Im Rahmen dieser Referenzkundenbroschüre wird der Weg zum papierlosen Krankenhaus anhand von 8 Beispielen aus der Praxis gezeigt. (PDF) >>

Best Practice

Vivantes: Wirksames Heilmittel gegen hohe Kosten in der Krankenhausverwaltung

Das Berliner Klinikunternehmen Vivantes setzt auf Prozessoptimierung in der Buchhaltung. Mit SER-Lösungen für die automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen und einem elektronischen Archiv von SER hat das größte kommunale Krankenhausunternehmen in Deutschland den Verwaltungskosten in der Kreditorenbuchhaltung den Kampf angesagt. >>



Klinikum Augsburg: Verträge managen - transparent, effizient und rechtssicher

Der langjährige SER-Kunde Klinikum Augsburg hat seine Archiv-Lösung um das SER Vertragsmanagement erweitert. Die integrierte Standardlösung zur umfassenden Verwaltung, Bearbeitung, Archivierung und Überwachung von Verträgen basiert auf der DOXiS iECM-Suite von SER. >>



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