Rechnungsverarbeitung

Referenzen

Automatisierte Verarbeitung von Kreditorenrechnungen

Motivation

Täglich erhalten Kliniken eine Vielzahl von Rechnungen. Abhängig von der Größe der Einrichtung, sind das bis zu mehrere Tausend pro Tag. Gleich, wie viele Rechnungen es sind, ab einem Volumen von ca. 50 Rechnungen pro Tag lohnt sich die automatisierte Verarbeitung der Rechnungen. In Krankenhausverbünden ist der Vorgang noch um ein vielfaches komplizierter: Hier kommen Rechnungen zusätzlich in den einzelnen Einrichtungen an und müssen u.U. noch an das zentrale Rechnungswesen in der Hauptverwaltung zur Erfassung und Buchung weitergeleitet werden. Die Prüfung der Rechnungen erfordert eine manuelle Verteilung auf dem Postwege. Die Verteilung wird außerdem bei mehreren Standorten und Einrichtungen erschwert. Rechnungen gehen verloren. Lieferantenanfragen zu den ausbleibenden Zahlungen und überschrittenen Zahlungszielen gehen im Rechnungswesen ein. Ein bedeutender Teil der Arbeitszeit wird mit dem Controlling des Rechnungsprüfungsprozesses unproduktiv verbraucht. Zusätzlich geht in den meisten Fällen noch Skonto verloren, da die Fristen nicht eingehalten werden können. Die tagesaktuelle Verarbeitung der Rechnungen ist in der Praxis unabhängig von der Größe der Einrichtung so beinahe unmöglich. Ein Überblick über die tagesaktuellen Verbindlichkeiten fehlt, was sich negativ auf das Liquiditätsmanagement auswirkt.

Lösung

Mit DOXiS4 InvoiceMaster lassen sich diese Prozesse automatisieren. Rechnungen werden nach dem Posteingang digitalisiert und nach Lieferanten und Buchungskreisen klassifiziert. Anschließend werden alle buchungsrelevanten Daten extrahiert und an das jeweilige ERP zur Buchung übergeben. Stimmen Wareneingang und Bestellung mit der Rechnung überein, kann der Prozess vollständig automatisch durch DOXiS4 InvoiceMaster in Verbindung mit dem ERP verbucht werden. Der Fachbegriff hierzu im Rechnungswesen heißt: Dunkelbuchung. Alle anderen Rechnungen werden elektronisch in einem Rechnungsprüfungsprozess an die entsprechenden Mitarbeiter zur Prüfung und Freigabe gegeben. Die digitalisierten Rechnungen lassen sich mit dem DOXiS4 Archiv Service automatisiert archivieren und stehen anschließend im Kontext des kreditorischen Vorgangs zur Verfügung. Mit diesen Prozessoptimierungen können weit über 50% der Arbeitszeit eingespart und wertschöpfenden Tätigkeiten zugeführt werden.

Produkt-Features:

Vorteile

Höchste Präzision durch Kombination vielfältiger Analysetechniken zur Datenermittlung
Extraktion und Validierung aller erforderlichen Kopf- und Positionsdaten
Analyse, Extraktion und Validierung bis auf Einzelpositionsebene (Tabellenanalyse und -extraktion)
Online-Abgleich (Validierung) mit dem Finanzbuchhaltungssystem
Mehrstufige Genehmigungsabläufe hintereinander oder parallel ("4-Augen-Prinzip")
Variable Prüfungsschritte - sachlich und preislich - in einem oder mehreren Schritten
Stellvertreterregelung, z.B. bei Krankheit oder Urlaub
Mandantenfähigkeit, mehrere Währungen, unterschiedliche Währungssätze etc.
Zentrale Übersicht und Steuerung über Rechnungseingangsbuch
Konnektoren zu vielen Finanzbuchhaltungssystemen
Tiefe Integration in SAP: Kompletter Rechnungsprüfungsprozess und Archiv Service integriert in SAP

Anwendungsgebiete

Automatisierte Rechnungserfassung
Rechnungsprüfungsprozesse integriert in das jeweilige ERP
Rechnungseingangsbuch
Rechnungen mit und ohne Bestellbezug
Verarbeitung von Sammelrechnungen und Rechnungen für Teillieferungen
Verarbeitung von Gutschriften und Stornierungen
Ausbaumöglichkeit bis hin zum kompletten Posteingang

Referenzen

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Broschüren

Dass die Krankengeschichte nicht in Vergessenheit gerät, dafür sorgt jetzt DOXiS4

Jeder Arzt muss die Vorerkrankungen und Behandlungsmaßnahmen zu seinen Patienten kennen, um im anschließenden Patientengespräch den Gesundheitszustand zu erheben. Mit DOXiS4 erhalten Sie jetzt rund um die Uhr unmittelbar aus Ihrem Krankenhaus- Informations-System den direkten Zugriff auf die digitale Krankengeschichte im revisionssicheren Patientenarchiv.

(PDF) >>

Best Practice

Gespag: Von der staubigen Papier-Patientenakte zum Online-Krankenhaus

Die Gespag realisiert mit dem digitalen DOXiS-Archiv an allen Standorten das 'Papierlose Krankenhaus'. Dazu werden jährlich 201.000 Krankengeschichten im stationären und 353.000 Krankengeschichten in der ambulanten Patientenbetreuung archiviert - bei einem durchschnittlichen Jahresvolumen von 1,1 Terabyte im Endausbau. Die digitalen Akten gewährleisten eine problemlose Suche nach Patientenakten. Außerdem verbessern sich die medizinische Dienstleistungsqualität und die Ökonomie der Krankenhäuser. >>

KAGes: E-Mail Flut im Griff - E-Mail Archivierung im Krankenhausverbund

Die Steiermärkischen Krankenanstalten haben im Jahr 2000 in Österreich die "elektronische Patientenakte" eingeführt. Seit 2005 arbeiten sämtliche Landeskrankenhäuser mit der Dokumenten-Management-Lösung der DOXiS iECM-Suite von SER. Ziel war es, in allen 20 Krankenhäuser an 23 Spitalsstandorten des steiermarkweiten Krankenhaus-Verbunds der KAGes elektronische Archive einzuführen und zu vernetzen, so dass Ärzte standortübergreifend Zugriff auf alle gespeicherten Krankengeschichten haben. Zur Sicherstellung der Revisionssicherheit werden die elektronischen Patientenakten digital signiert.

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