SER Solutions Deutschland GmbH

Optimale Verfügbarkeit von Informationen dank Information Lifecycle Management

Motivation
 
Krankenhäuser müssen den Spagat meistern zwischen der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen und schnellen Verfügbarkeut bestimmter Dokumente und Informationen einerseits und andererseits der Notwendigkeit die Kosten für die Archivierung möglichst gering zu halten.

Lösung
 
Das Information Lifecycle Management von SER ist ein intelligentes Konzept zur Verwaltung sämtlicher Informationen eines Krankenhauses über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg, entsprechend ihrem Wert und der jeweils erforderlichen Verfügbarkeit. Anhand von Regeln - die Dokumente und Klinikprozesse priorisieren sowie gesetzliche Bestimmungen und Kostenaspekte berücksichtigen - werden die Informationen auf dem jeweils optimalen Medium automatisch gespeichert und vorgehalten. DOXiS4 ILM bietet den doppelten Nutzen: Zum Einen werden die Klinikdaten den Vorschriften entsprechend optimal verwaltet, aufbewahrt und geschützt und zum Anderen werden sowohl die geforderten Zugriffszeiten als auch die gewünschte Kostenreduzierung erreicht.

Produkt Features
 
Im Rahmen des Information Lifecycle Managements gewährleistet DOXiS4 die ordnungsgemäße Langzeitarchivierung beliebiger strukturierter und unstrukturierter Dokumente inklusive Telefax, E-Mail und COLD(Computer Output On Laserdisk)-Daten auf verschiedenen Speichermedien über einen Zeitraum von 10 oder mehr Jahren.

• Die Storage-Optionen
  Mit der DOXiS4 Archiv-Lösung stehen verschiedene Speichertechnologien zur Verfügung. Optimiert für den Einsatz mit DOXiS4 ist das festplattenbasierte System SER ArchiveStore. Ebenfalls unterstützt werden Content Addressed Storage-Systeme (CAS) wie z.B. EMC Centera sowie Totalstorage-Systeme von IBM wie die DR550. Neben SER Jukeboxen mit UDO- (Ultra Density Optical) Technologie sind SER Tape Libraries verfügbar. Die klinikspezifischen Anforderungen sind Basis für die Entscheidung welches System zum Einsatz kommen soll.
  
• Virtuelle Medien
  Mit dem im DOXiS4 Archiv realisierten Konzept der Virtuellen Medien lässt sich für jedes Krankenhaus die optimale Lösung bzgl. der Leistungs- und Kostenanforderungen formen. Aus der Sicht der Archivanwendung wird dabei stets auf eine „virtuelle WORM“ zugegriffen. Die Virtualisierung der Speichereinheiten richtet sich nach der Kapazität der kleinsten verwendeten Speichereinheit. Sollen z.B. für den Sekundärspeicher MOD-Medien mit je 4,3 GB Kapazität zum Einsatz kommen, wird der Speicherplatz auf einem primären RAID-System ebenfalls in 4,3 GB große Einheiten unterteilt. Die Umsetzung auf das jeweilige physikalische Speichermedium erfolgt durch den DOXiS4 Virtual Storage Manager transparent im Hintergrund. Er steuert die tatsächliche Verteilung der „Datenpakete“ auf die physikalischen Medien.
   
  Das Konzept der Virtualisierung macht die Datenarchivierung unabhängig vom tatsächlich verwendeten Speichermedium. Entscheidet man sich im Lauf der Zeit für eine neue Technologie mit höherer Kapazität, müssen die Daten nicht aufwendig von dem alten auf das neue Medium migriert werden, sondern sie werden lediglich auf das neue Medium kopiert. Eine Überarbeitung der Indizes ist nicht notwendig. Durch die „virtuelle WORM“ lassen sich vielfältige Speicher- und Backupszenarien realisieren: So können z.B. Daten mit einer geringen Rückgriffshäufigkeit auf ein kostengünstigeres Medium verlagert werden. In gleicher Weise lassen sich Szenarien wie die komplette Verlagerung des Primärspeichers auf einen Sekundärspeicher oder die Realisierung eines medienbasierten HSM (Hierarchical Storage Management) umsetzen.
  
• Cache Management
  Das Cache-Management sorgt dafür, dass bereits auf Massenspeicher für die Langzeitarchivierung verlagerte Einzeldokumente oder Akten bei Bedarf wieder in einen schnellen, temporären Cache-Speicher kopiert werden. Dies kann automatisiert geschehen, z.B. wenn ein ehemaliger Patient in einem Krankenhaus nach zehn Jahren ein zweites Mal aufgenommen wird. Die Erfassung seiner Patientennummer im Krankenhausinformationssystem löst die Recherche nach seiner Patientenakte im Langzeitarchiv aus. Sie steht dann vor der ersten Recherche wieder auf einem schnellen Speicher bereit.
  

• Retention Management
  Das DOXiS4 Retention Management stellt sicher, dass archivierte Daten und Dokumente genau so lange im Archiv verbleiben, wie es gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen oder krankenhausinterne Vorgaben jeweils erfordern. Ist das Ende ihres Lebenszyklus erreicht, können sie zur Löschung freigegeben werden. Dabei wird zu jedem Daten- und Dokumentenbestand im DOXiS4 Archiv ein separates „Retention Rules Repository“ angelegt, das zur Verwaltung der Aufbewahrungsfristen dient.