Revisionssichere elektronische Archivierung und Dokumenten-Management

Motivation

Neben den gesetzlichen Anforderungen an Aufbewahrung, Rechts- und Revisionssicherheit spricht vor allem die Notwendigkeit, einen schnellen, vollständigen und einheitlichen Zugriff auf Informationen zu haben, für die Einführung eines elektronischen Archivs. Nur ein elektronisches Archiv macht Informationen jederzeit in den Geschäftsprozessen verfügbar.

Lösung

Der DOXiS4 Archiv Service ist die Basis des LENUS Hospital-Content-Management. Der DOXiS4 Archiv Service ermöglicht den Aufbau eines einheitlichen Content Repository, in dem sich jegliche multimediale Informationen zentral oder in verteilten Informationspools elektronisch speichern lassen. Dazu zählen medizinische Dokumente, wie z.B. Arztbriefe, Röntgenaufnahmen, Patientendaten, Rezepte, Patientenabrechnungen sowie kaufmännische und administrative Belege.

Elektronische und gescannte Dokumente und Daten werden im DOXiS4 Archiv zusammengeführt und neutral in Form von TIFF, PDF, PDF/A, JPEG, DICOM archiviert. Damit ist es möglich, Dokumente aus Fremdanwendungen unabhängig von der Originalanwendung anzeigen zu lassen. Steht die Originalanwendung nicht zur Verfügung ist der jederzeitige direkte Zugriff auf die Archivobjekte (Dokumente) aus dem DOXiS4 Archiv-Client möglich. Durch die tiefe Integrationsmöglichkeit in jegliche KIS- und Subsysteme kann dieser Zugriff auch indirekt über das jeweilige Produktiv- bzw. Subsystem im Kontext des Patienten, z.B. Fall, Lieferanten, z.B. Vertrag, oder Mitarbeiters, z.B. Personalakte, erfolgen.

Gesetzliche Anforderungen werden erfüllt, denn das elektronische Archiv gewährleistet die langfristige Sicherheit der Informationen durch Unveränderbarkeit der Archivobjekte. So wie Dokumente unveränderbar während der Aufbewahrungszeit gesichert werden müssen, müssen diese nach Ablauf der Aufbewahrungszeit aus den digitalen Akten entfernt und vernichtet werden. In den riesigen Archivbeständen lässt sich diese Aufgabe heute nicht mehr manuell durchführen. Auch hierfür bietet SER eine intelligente Lösung mit dem Retention Service.

Das elektronische DOXiS4 Archiv ist mehr als nur eine simple Langzeitarchivierung. Es bietet einen globalen Dokumentenraum, indem Dokumente zueinander in Beziehung gestellt werden können. Dies kann über Verknüpfungen zwischen Akten und Dokumenten geschehen. Damit werden Zusammenhänge transparent. Der Arzt erkennt schnell, dass es eine Vorerkrankung gab, ohne selbst recherchieren zu müssen. Das Projektteam erkennt, dass es zu einem Gewerk eines Lieferanten weitere Dokumente anderer Subunternehmer gibt.

Produkt Features

Die Vorteile der Archivierung mit DOXiS4 auf einen Blick:

  • Klinikweites Archivsystem für Verwaltung, Medizin und Administration
  • Integration in jegliche KIS- und Subsysteme
  • Mandantenfähiger Archiv Service
  • Hohe Skalierbarkeit: Abteilungs- bis hin zur klinikweiten Anwendung mit vielen Tausend Arbeitsplätzen
  • Revisions- und rechtssichere Archivierung
  • Multimediales Archiv für Dokumente, Bilder und Videos
  • Betriebssystem neutrale Archivierung (Wechsel jederzeit möglich!)
  • Effizientes Information Lifecycle Management
  • Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Management)
  • Maximale Flexibilität durch vollständige Speichervirtualisierung
  • Durchgehende Datenhoheit und -sicherheit durch integrierte hierarchische Speicherverwaltung (HSM)
  • Hochverfügbarkeit durch integrierte Cluster-Technologie (Aktiv-Aktiv und Aktiv-Passiv)
  • Selbsttragendes Archiv: rekonstruierbar aus den Sicherungsmedien
  • Hochperformant auch bei hohen Durchsatz- und Zugriffsraten
  • DICOM-3.0 Archivierung aus RIS, PACS, CT, MRT, Sonografie etc.
  • Administrationshoheit beim Klinikum durch grafischen Administrations-Client
  • Ausbaufähigkeit: Einbezug von E-Mail- und File-Archivierung
  • Sichere Client-Server-Kommunikation (SSL-basiert)
  • Online-Recherche über den gesamten Datenbestand

Anwendungsgebiete

  • Kaufmännische, medizinische und pflegerische Abteilungsarchive
  • Zentrales Klinikarchiv
  • Revisionssicheres Bild-Archiv (DICOM, JPEG, PDF etc.) für bildgebende Verfahren und RIS / PACS
  • E-Mail- und File-Archivierung
  • SAP-Datenarchivierung

Referenzen

Interessante Kundenanwendungen finden Sie in der linken Spalte. Ein Klick auf den Kundennamen und Sie wissen mehr.

Broschüren

LENUS Hospital Content Management

LENUS-Produktbroschüre: Die Hospital Content Management-Lösung für Krankenhäuser, Kliniken und Praxen, die das gesamte Spektrum der medizinischen, pflegerischen und administrativen Informations- und Querschnittsprozesse von der Aufnahme eines Patienten bis hin zu seiner Entlassung und der Abrechnung gegenüber dem Kostenträger unterstützt. (PDF) >>

8 Wege zum papierlosen Krankenhaus

Im Rahmen dieser Referenzkundenbroschüre wird der Weg zum papierlosen Krankenhaus anhand von 8 Beispielen aus der Praxis gezeigt. (PDF) >>

Best Practice

Vivantes: Wirksames Heilmittel gegen hohe Kosten in der Krankenhausverwaltung

Das Berliner Klinikunternehmen Vivantes setzt auf Prozessoptimierung in der Buchhaltung. Mit SER-Lösungen für die automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen und einem elektronischen Archiv von SER hat das größte kommunale Krankenhausunternehmen in Deutschland den Verwaltungskosten in der Kreditorenbuchhaltung den Kampf angesagt. >>



KRAGES: Digitale Behandlung für gesunde Akten

Die Burgenländische Krankenanstalten Ges.m.b.H. (KRAGES) suchte dringend eine Lösung für die drohende Papierflut. Eine bessere Informationsverfügbarkeit in den Häusern war das wichtigste Ziel eines „zentralen Archivierungs- und Datenmanagements“.Die KRAGES entschied sich für eine ganzheitliche Lösung für integriertes Enterprise Content Management auf Basis der DOXiS iECM-Suite. Mithilfe der gesamten SER-Produktpalette wird eine Optimierung aller relevanten Abläufe angestrebt. >>



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